TimeInvoicer

Chips: NEU = kürzlich hinzugekommen · Plus = ab dem Plus-Tarif · Premium = ab dem Premium-Tarif · nur Praxis = nur im Praxis-Modus · empfohlen = unser empfohlener Weg

Was die App für dich tut

Das Grundprinzip

TimeInvoicer führt keinen eigenen Terminkalender. Die App liest den Kalender, den du auf deinem iPhone oder iPad ohnehin benutzt. Du pflegst deine Termine also genau einmal.

Kalender-Berechtigung

Beim ersten Start fragt iOS nach Kalender-Zugriff. Bitte Erlauben — ohne die Berechtigung kann die App weder lesen noch schreiben.

Eigenen Kalender in iOS anlegen

Empfehlenswert ist ein eigener Kalender nur für die Praxis — dann bleiben private Termine getrennt:

1. Apple-Kalender-App öffnen.
2. Unten auf Kalender tippen.
3. Kalender hinzufügen wählen und benennen, zum Beispiel „Praxis“.
4. Zurück in TimeInvoicer: Menü › Einstellungen › Kalender (das Menü ist der rechte Tab in der Leiste unten) — dort als Standard festlegen.

Eine Rechnung erstellen — die drei Wege

Weg 1 — aus dem Termin heraus empfohlen

1. Im Kalender auf den Termin tippen.
2. Im Terminfenster auf Rechnung tippen.
3. Fertig — Kontakt, Datum, Leistung und Honorar sind bereits eingetragen.

Weg 2 — über das Menü

1. Menü › Rechnungen › Rechnung neu tippen.
2. Klient:in manuell auswählen, dann Zeitraum angeben.

Weg 3 — über das +-Symbol

1. In der Hauptansicht auf das +-Symbol tippen.
2. Neue Rechnung wählen und Kontakt auswählen.
3. Zeitraum wählen — die Termine dieser Person werden als Positionen übernommen.

Unterschiede zu Android

• Navigation: Leiste unten; zurück per Wischen von der linken Bildschirmkante.
• Datum und Uhrzeit: die gewohnten iOS-Rollen statt eines Kalenderdialogs.
• Teilen: das iOS-Teilen-Menü.
• Kalenderzugriff: iOS erlaubt es, einzelne Kalender gezielt freizugeben. Gib dabei auch deinen Praxiskalender frei.
• Mitschriften: auf dem iPad mit Apple Pencil auch handschriftlich.

Wenn etwas nicht funktioniert

Es erscheint immer wieder die Kalenderauswahl

Prüfe, ob in Menü › Einstellungen › Kalender (in TimeInvoicer) wirklich ein Standardkalender gesetzt ist. Ist die App nicht aktuell, aktualisiere sie im App Store — das behebt die meisten Fälle.

Termine tauchen nicht auf

• Kalender-Berechtigung erteilt? Einstellungen › Apps › TimeInvoicer › Kalender (iOS-Einstellungen)
• Ist der Kalender in TimeInvoicer auf sichtbar gestellt?
• Liegt der Termin im gewählten Zeitraum?

Die Rechnung bleibt leer

Dann wurde im Zeitraum kein Termin gefunden, der dieser Person zugeordnet ist. Prüfe, ob der Termin-Titel dem vollen Namen entspricht.

Schritt-für-Schritt

1. Kalender-Berechtigung erteilen
   Beim ersten Start fragt die App nach Kalender-Zugriff. Tippe auf Erlauben.
2. Kalender einrichten (falls noch keiner vorhanden)
   Vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung: Kalender richtig einrichten.
   Unsere Empfehlung für Termine mit echten Namen: lokaler Kalender („Auf meinem iPhone") ohne Cloud-Sync. Apple-Kalender-App öffnen → unten auf Kalender tippen → Kalender hinzufügen → als Konto Auf meinem iPhone wählen → Namen vergeben (z. B. Praxis).
   Optional: Wählst du stattdessen iCloud als Konto, synchronisiert der Kalender automatisch auf alle deine Apple-Geräte (Voraussetzung: Apple-ID angemeldet) — dafür liegen die Termine dann in der Cloud. Mehr dazu unter → Kalender richtig einrichten.
   Empfehlung: Nutze mindestens 2 Kalender: 1 Standardkalender für die Arbeit und 1 Backup-Kalender (z. B. Praxis Backup). Geht bei einer Synchronisierung etwas schief, hast du eine zweite, getrennte Kopie.
   Tipp: Für Therapeut:innen empfiehlt sich ein separater Kalender nur für Klient:innen-Termine (z. B. Praxis), ein Backup-Kalender und ein anonymisierter Backup-Kalender — alle drei lassen sich in TimeInvoicer mit wenigen Tipps zuordnen.
3. Rechnungsverzeichnis auswählen
   Menü › Einstellungen › Rechnungsverzeichnis
   Wähle den Ordner, in dem Rechnungen gespeichert werden (z. B. Dokumente/Rechnungen).
4. Standardkalender & weitere Kalender zuordnen
   Menü › Einstellungen › Kalender › Kalender & Farben
   Weise mindestens einem Kalender das Label Standardkalender zu.
   Optional: wähle einen Backup-Kalender und/oder einen Anonymen Backup-Kalender (für Therapeut:innen empfohlen).
5. Rechnungsvorlage wählen
   Rechnungen › Vorlage – Standard-Vorlage auswählen oder eigene erstellen.
6. Testrechnung erstellen
   PDF prüfen – so siehst du sofort, ob Layout und Signatur stimmen.

Termin-Format (wichtig!)

Kurz gesagt: Weil es schlauer ist.

Du nutzt deinen Kalender bereits jeden Tag. Apple Kalender, Google Calendar, Outlook — egal welche App, du kennst sie, du vertraust ihr, deine Termine sind schon dort. TimeInvoicer arbeitet direkt mit diesen Terminen. Kein Umlernen, kein zweites System, kein doppeltes Eintippen.

Was macht TimeInvoicer anders als die Konkurrenz?

Ein konkretes Beispiel aus der Praxis

Was du davon hast

Deine Zeit gehört deinen Klient:innen — nicht der Verwaltung. Genau dafür haben wir TimeInvoicer gebaut.

Schritt 1: Warum empfehlen wir lokale Kalender?

Ein lokaler Kalender speichert deine Termine nur auf deinem Handy — nicht in der Cloud, nicht bei Google, nicht auf einem fremden Server. Für Therapeut:innen mit sensiblen Klient:innendaten ist das ein enormer Vorteil:

Schritt 2: Lokalen Kalender auf dem iPhone erstellen

Apple Kalender-App (iPhone & iPad)

1. Öffne die vorinstallierte Kalender-App.
2. Tippe unten auf Kalender.
3. Tippe unten links auf Bearbeiten bzw. Kalender hinzufügen.
4. Gib als Namen Praxis ein und wähle eine Farbe (z. B. Grün).
5. Wähle als Konto eine der beiden Optionen:
   • iCloud — synchronisiert auf all deine Apple-Geräte.
   • Auf meinem iPhone (falls verfügbar) — rein lokaler Kalender ohne Cloud-Sync.
6. Tippe auf Fertig.
7. Wiederhole das für Praxis Backup (z. B. Blau) und Praxis Anonym (z. B. Grau).

Schritt 3: Die 3-Kalender-Strategie (empfohlen)

Wenn du einen Termin verschiebst oder löschst, wird das automatisch auch im Backup- und Anonym-Kalender aktualisiert. Du musst dich um nichts kümmern.

Schritt 4: Kalender in TimeInvoicer konfigurieren

1. Öffne TimeInvoicer und tippe unten in der Tab-Leiste ganz rechts auf Menü (Symbol mit drei Linien).
2. Gehe zu Menü › Einstellungen › Kalender › Kalender & Farben.
3. Du siehst eine Liste aller Kalender auf deinem Handy (lokale + Google + Exchange usw.).
4. Tippe auf deinen Arbeitskalender (z.B. Praxis) und wähle das Label Standardkalender.
5. Tippe auf deinen Backup-Kalender (z.B. Praxis Backup) und wähle das Label Backup-Kalender.
6. Tippe auf deinen Anonym-Kalender (z.B. Praxis Anonym) und wähle das Label Anonymer Backup-Kalender.
7. Fertig! Ab jetzt arbeitet alles zusammen.

Was passiert danach automatisch?

Alles bleibt auf deinem Gerät

TimeInvoicer speichert alle Daten lokal auf deinem iPhone oder iPad: Namen der Klient:innen, Termine, Rechnungen, Vorlagen, Einstellungen — alles liegt in einer verschlüsselten Datenbank direkt auf deinem Handy.

Im Vergleich: TimeInvoicer vs. Web-Apps

Geräteverschlüsselung — Was heißt das?

TimeInvoicer nutzt diese eingebaute Verschlüsselung automatisch. Du musst nichts extra einstellen. Solange dein Handy eine Bildschirmsperre hat (Face ID, Touch ID oder Code), sind deine Daten geschützt.

Lokale Kalender: Kein Google, kein Sync, kein Risiko

Nutzt du einen lokalen Kalender für Klient:innen-Termine, synchronisiert er nicht mit Google. Die Termine bleiben ausschließlich auf deinem Gerät.

Anonymisierte PDFs — Für alle, die mitlesen könnten

Manchmal musst du Rechnungen an Dritte weitergeben: an deine:n Steuerberater:in, in der Supervision, oder für Versicherungsabrechnungen. In diesen Fällen willst du vielleicht nicht, dass der echte Name der Klient:in sichtbar ist.

TimeInvoicer kann anonymisierte PDFs erstellen: Der Name der Klient:in und die Sozialversicherungsnummer werden automatisch geschwärzt. Du kannst jede Rechnung mit einem Tipp als anonymisierte Version speichern oder versenden.

EPC-QR-Code: Auch die IBAN bleibt lokal

Wenn du einen QR-Code für Überweisungen auf deine Rechnungen druckst (EPC-QR), wird dieser komplett auf deinem Gerät erzeugt. Deine IBAN wird nicht an einen Server gesendet — der QR-Code wird lokal berechnet und direkt in die PDF eingebettet.

Zusammenfassung: Dein Datenschutz-Vorteil

Ausgangslage: Eine typische Praxis

Der Vergleich: Manuell vs. TimeInvoicer

Die große Rechnung

Was das in Euro bedeutet

Was du mit der gewonnenen Zeit machen kannst

70 Stunden pro Jahr. 7.000 € Gegenwert. Ab der ersten Rechnung.

Der Kalender ist die Schaltzentrale: Termine anzeigen, anlegen und direkt zur Rechnung wechseln.

Neuen Termin anlegen

1. Tippe auf Neuer Termin oder das +-Symbol.
2. Kontakt wählen. Direkt unter der Kontaktkarte siehst du, ob der Termin beruflich oder privat ist (Beruflich / Privat) — ein Tipp schaltet um, mehr dazu unten.
3. Beruflich: Leistung wählen — Honorar, Anzahl und Einheitendauer schlagen wir dir vor. Privat: Termin-Titel und Beschreibung eintragen.
4. Datum, Uhrzeit und Dauer prüfen.
5. Speichern — Termin erscheint sofort in deinem Kalender.

Beruflich oder privat? NEU

Direkt unter der Kontaktkarte zeigt dir ein Umschalter, wie der Termin eingeordnet ist: Beruflich oder Privat. Ein Tipp darauf (Tippen zum Ändern) schaltet um. Ohne gewählten Kontakt ist ein Termin privat.

• Beruflich — du wählst wie gewohnt Leistung, Honorar, Anzahl und Einheitendauer. Der Termin kann später in eine Rechnung.
• Privat — alle Abrechnungsfelder verschwinden: Leistung, Honorar pro Einheit, Anzahl, Einheitendauer, Summe, Rabatt und Diagnose. Stattdessen trägst du einen Termin-Titel (z. B. „Friseur“) und eine Beschreibung ein. Im geführten Modus fällt der Leistungsschritt weg.

Hat die App dir eine Leistung vorgeschlagen, die diesmal nicht passt, nimmst du sie mit dem ✕ (Entfernen) neben der Leistung wieder heraus.

Was wir dir beim neuen Termin abnehmen NEU

• Nur eine Leistung im Katalog? Gibt es in deinem Leistungskatalog genau eine Leistung und ist keine mit Stern als Standard markiert, belegen wir sie bei neuen Terminen automatisch vor. Vorrang haben weiterhin die Standard-Leistung am Kontakt, die Leistung des letzten Termins mit dieser Person und deine Stern-Leistung.
• Kontakt wird automatisch Klient:in bzw. Kund:in. Wählst du für einen neuen beruflichen Termin einen Kontakt, der noch nicht eingeordnet ist (Beziehung „Sonstige“, z. B. aus dem Adressbuch übernommen), ordnen wir ihn beim Speichern als Klient:in bzw. Kund:in ein. Du siehst dazu kurz den Hinweis „Wir merken uns diesen Kontakt als Klient:in.“

Smart Terminvorschlag

1. Klient:in im Termin-Formular auswählen.
2. Button Terminvorschlag tippen.
3. Die App erkennt das Muster (z. B. Dienstag 10:00 Uhr, 5×).
4. Dialog zeigt: „Nächster Termin: Di, 25.02.2026, 10:00–11:00 Uhr"
5. Übernehmen → Datum und Uhrzeit werden automatisch eingetragen.

Tag ändern und eigenes Enddatum NEU

Beginn und Ende wählst du direkt im Termin. Dabei kannst du auch den Tag wechseln — die eingestellte Uhrzeit bleibt erhalten.

1. Tippe im Termin auf Datum, wenn der Termin an einem anderen Tag stattfinden soll.
2. Unter der Endzeit steht immer die Zeile Enddatum. Tippe darauf und wähle den Tag, an dem der Termin endet — etwa für Termine über Mitternacht (22:00 bis 01:00 am Folgetag) oder für mehrtägige Termine.
3. Datumsfelder zeigen den Wochentag mit, zum Beispiel Do, 08.10. Das Jahr steht nur dabei, wenn es nicht das aktuelle ist.
4. Die Dauer rechnen wir automatisch aus.

Übliche Zeiten NEU

Sobald du im neuen Termin einen Kontakt wählst, schauen wir uns die bisherigen Termine dieser Person an. Ab zwei Terminen zeigen wir dir oben, noch vor dem Datum, unter Übliche Zeiten die häufigsten Wochentage und Uhrzeiten als Chips, z. B. Di 10:00 · 5×.

1. Kontakt im neuen Termin auswählen.
2. Einen Chip unter Übliche Zeiten antippen.
3. Wir übernehmen Wochentag, Uhrzeit und Dauer — du kannst alles danach jederzeit ändern.

Termin bearbeiten / löschen

Weitere Funktionen

Der Ablauf im Überblick

Schritt 1: Termin korrekt anlegen

Damit die App den Termin erkennen kann, muss er zwei Dinge enthalten:

Schritt 2: Rechnung öffnen

Es gibt drei Wege zum Rechnungsformular:

Schritt 3: Zeitraum wählen

1. Klient:in auswählen (Dropdown oder Suche).
2. von und bis Datum einstellen (z. B. letzter Monat).
3. Die App sucht automatisch alle Termine im Kalender dieser Klient:in in diesem Zeitraum.
4. Die gefundenen Termine erscheinen als Leistungstabelle.

Schritt 4: Leistungstabelle prüfen

Schritt 5: Diagnose & Zahlungsstatus

• Diagnose — optional, ICD-10 oder ICD-11 Code (aus gespeicherter Diagnose der Klient:in)
• Zahlungsanweisung — bar / überwiesen / offen
• Rechnungsnummer — automatisch, änderbar

Schritt 6: Vorschau und PDF

Tippe auf Vorschau → prüfen → PDF erstellen.
Die App speichert automatisch: Original-PDF + anonymisiertes PDF + HTML.
Alle Dateien landen im gewählten Rechnungsverzeichnis.

Stammdaten — werden automatisch in Rechnungen übernommen.

Neue:n Klient:in / Kund:in anlegen

1. Menü › Klienten › +
2. Vorname und Nachname eingeben — SVNR nur im Praxis-Modus nur Praxis.
3. Optional: Diagnose, Titel.
4. Speichern.

Kontakt-Aktionen

Tippe auf einen Kontakt in der Liste, um alle verfügbaren Aktionen zu sehen:

Schnellaktionen per Wischen

Wische einen Kontakt nach links, um vier Schnellaktionen direkt zu erreichen:

1. Termine — erscheint zuerst (Teal)
2. Bearbeiten — zweite Zone (Blau-Grau)
3. Warteliste — dritte Zone (Amber)
4. Löschen — ganz links, bei langem Wischen (Rot)

Leerer Zustand

Wenn noch keine Kontakte vorhanden sind, zeigt die App einen hilfreichen Hinweis mit dem Button Neu zum Anlegen des ersten Kontakts.

Die Tarifstufen unterscheiden sich darin, wie viele Klient:innen bzw. Kund:innen du anlegen kannst — je nach Fachbereich heißen sie in der App Klient:innen, Kund:innen oder Patient:innen. Rechnungen sind in jeder Stufe unbegrenzt, auch in Starter.

Was zählt mit — und was nicht?

• Es zählen nur berufliche Kontakte, also mit der Beziehung Klient:in oder Kund:in.
• Nicht mit zählen private Kontakte (Familie, Freund:innen, Kolleg:innen, Bekannte) und Kontakte aus deinem Adressbuch, die noch nicht eingeordnet sind. Hunderte private Kontakte im Handy kosten dich also keinen Platz.
• Die beiden Musterkontakte Max Mustermann und Elfi Musterfrau (für die Briefkopf-Vorschau) zählen nicht, solange du sie unverändert lässt. Trägst du dort eine echte Person ein, zählt sie.

Die Anzeige in der Kontaktliste

Oben in der Kontaktliste siehst du, wie viele Plätze noch frei sind, z. B. „Noch 4 Plätze frei — 6 von 10 Klient:innen belegt“. Die Farbe zeigt dir wie eine Ampel, wie knapp es wird:

Mit Mehr Plätze kommst du direkt zu den Tarifen. In Premium siehst du weder Anzeige noch Knopf — dort gibt es keine Grenze.

Wenn alle Plätze belegt sind

Willst du dann eine weitere Klient:in anlegen, erscheint Alle Plätze belegt: Der Kontakt wird noch nicht gespeichert, und über Tarife ansehen kommst du zu mehr Plätzen.

Automatisch aus Kalender (empfohlen)

1. Menü › Rechnungen › Rechnung neu
2. Klient:in auswählen.
3. Zeitraum wählen (von / bis).
4. App sucht alle Termine dieser Klient:in im Zeitraum.
5. Leistungstabelle prüfen und ggf. anpassen.
6. Rechnungsnummer und Datum kontrollieren.
7. Vorschau antippen.

Honorar fehlt noch? Wir fragen kurz nach NEU

Findet die Rechnung für einen Termin keinen Honorarsatz — weder am Kontakt noch als Standard-Honorar oder im Leistungskatalog —, raten wir keinen Betrag, sondern fragen mit Honorar fehlt noch nach.

1. Gib das Honorar in Euro ein, z. B. 120 oder 1.000. Den erkannten Betrag zeigen wir dir gleich darunter.
2. Optional: Häkchen Als Standard für diesen Kontakt merken setzen. Dann speichern wir das Honorar beim Kontakt, und die nächste Rechnung braucht keine Rückfrage mehr. Ohne Häkchen gilt der Betrag nur für diese Rechnung.
3. Übernehmen antippen.

Manuell

1. Menü › Rechnungen › Rechnung neu
2. Klient:in wählen.
3. Neue Leistung tippen und direkt eingeben.
4. Weiter wie oben (Vorschau, PDF).

Die Vorschau zeigt, wie die Rechnung als PDF aussehen wird. Erst prüfen, dann PDF erstellen.

Pflicht-Check

PDF erzeugen

1. PDF erstellen tippen.
2. App speichert automatisch: normale PDF + anonymisierte PDF + HTML.
3. Dateien liegen im gewählten Rechnungsverzeichnis.

Schaltflächen

Rechnung direkt als PDF-Anhang an den/die Klient:in schicken — ohne die App zu verlassen.

1. Erst PDF erstellen tippen.
2. Dann auf Teilen tippen.
3. Per E-Mail PDF senden wählen.
4. Die E-Mail-App öffnet sich mit:
   • Empfänger: E-Mail aus Kontakten
   • Betreff: Neue Rechnung
   • Text: Dein Vorlagen-Text
   • Anhang: die PDF-Datei
5. Prüfen und Senden tippen.

Wofür?

Wie?

Beim Tippen auf PDF erstellen erzeugt die App automatisch beide Versionen:

• Rechnung_[ReNr]_[Name].pdf — echte Daten
• Rechnung_[ReNr]_ANONYM.pdf — anonymisiert

Terminbestätigungen, Stornos und Erinnerungen mit vorbereiteten Texten versenden.

Platzhalter in Vorlagen

Vorlagen bearbeiten

1. Menü › Einstellungen › Nachrichten
2. Gewünschte Vorlage antippen.
3. Text mit Platzhaltern eingeben.
4. Speichern.

Rechnungsvorlagen — Platzhalter

Vorlage wechseln

1. Menü › Rechnungen › Vorlage
2. Vorlagen... antippen.
3. Vorlage aus der Liste auswählen.
4. Als Standardvorlage speichern

Backup erstellen

1. Menü › Sicherungen › Backup
2. App sichert alle Klient:innen, Rechnungen und Einstellungen.
3. Datei wird im Rechnungsverzeichnis gespeichert.

Kalender-Backup

Kalender lokal sichern & wiederherstellen

1. Lokales Kalender-Backup erstellen
   Menü › Sicherungen › Kalender lokal sichern → Datei speichern.
2. Lokales Kalender-Backup wiederherstellen
   Menü › Sicherungen › Kalender lokal wiederherstellen → Backup-Datei auswählen.
3. Nach dem Restore prüfen
   Öffne Kalenderansicht und kontrolliere stichprobenartig Termine.

Wiederherstellen

1. Menü › Sicherungen › Wiederherstellen
2. Backup-Datei auswählen.
3. Bestätigen.

Diagnose auf der Rechnung hinzufügen

1. Rechnung öffnen → Bereich Diagnose.
2. ICD-Version wählen: ICD-10 oder ICD-11.
3. Button Diagnose suchen tippen.
4. Schlagwörter eingeben, z. B. angst depression — Leerzeichen = UND-Suche.
5. Diagnose aus der Liste auswählen.
6. Optionaler Freitext im Notizfeld.

ICD-Version vergleichen

Datenbank verwalten (ICD-10)

ICD Modus aktivieren

1. Menü › Einstellungen öffnen.
2. Unter Termin & Projekt den Schalter ICD Modus aktivieren.
3. Zur Rechnung zurückkehren — die Änderung wirkt sofort.

Was sich ändert

ICD-Code als Projekt auswählen

1. Im Rechnungsformular: Bereich Projekt aufrufen.
2. ICD-Version wählen (ICD-10 oder ICD-11).
3. Diagnose suchen tippen und Schlagwörter eingeben.
4. ICD-Code aus der Liste wählen (z. B. F41.1 Generalisierte Angststörung).
5. Code erscheint als Projekt auf der Rechnung.

Rechnung

Terminvorschlag

SMS / E-Mail

Kalender

ICD-Suche

Allgemeine Tipps

• Anzeigeproblem? Schließe die App vollständig (nach oben wischen) und starte sie neu. TimeInvoicer hat keine eigene „Cache leeren"-Funktion.
• Backup vor Support: Erstelle Backup bevor du Probleme meldest.
• Anonymisiertes PDF für Support: Nie die echte Rechnung mit Klientendaten schicken.
• Ausführliche Protokolle: Unter Menü › Einstellungen › Erweitert › Logging stellst du das Protokoll-Detail für den Support ein. Für die meisten Anfragen reicht aber ein Screenshot des Problems.

Standard: 100 % offline

In der Grundeinstellung läuft der Vorlagen-Assistent komplett auf deinem Gerät. Keine Internetverbindung nötig, keine Daten verlassen dein iPhone oder iPad.

Schlüssel in der App eintragen

Es gibt zwei Wege:

• Einrichtungs-Dialog: Beim ersten Klick auf „Vorlage automatisch erstellen" öffnet sich automatisch ein Schritt-für-Schritt Assistent.
• Einstellungen: Menü › Einstellungen › Assistent (Pro) › Gemini API-Schlüssel eintragen.

Erstelle mit einem einzigen Fingertipp eine Rechnung direkt aus einem Kalender-Termin. Klient:in und Leistung werden automatisch aus dem Termin erkannt.

So erstellst du eine Schnell-Rechnung

1. Öffne die Kalenderansicht in TimeInvoicer.
2. Lange auf einen Termin drücken (Long-Press), bis das Kontextmenü erscheint.
3. Wähle Schnell-Rechnung.
4. Die App erkennt automatisch die Klient:in (aus dem Termin-Titel) und die Leistung (aus der Beschreibung).
5. Die Rechnung wird sofort erstellt und in der Vorschau angezeigt.

Fasse alle Termine einer Klient:in innerhalb eines Monats zu einer einzigen Rechnung zusammen. Das ist praktisch für Monatsabrechnungen mit Sozialversicherungsträgern:

• ÖGK — Österreichische Gesundheitskasse
• BVAEB — Krankenversicherung für Beamt:innen, Eisenbahn- und Bergbau-Bedienstete
• SVS — Sozialversicherungsanstalt der Selbständigen

So erstellst du eine Sammelrechnung

1. Öffne die Kontaktliste (Menü › Klienten).
2. Lange auf den gewünschten Kontakt drücken (Long-Press).
3. Wähle Sammelrechnung (Monat) aus dem Kontextmenü.
4. Wähle den gewünschten Monat aus.
5. Die App sammelt alle Termine dieser Klient:in im gewählten Monat und erstellt eine Gesamtrechnung.

Behalte den Überblick über offene und überfällige Rechnungen. Das Mahnwesen zeigt automatisch die aktuelle Mahnstufe an und hilft dir beim Versenden von Zahlungserinnerungen.

Mahnwesen aufrufen

1. Öffne Menü › Auswertungen & Finanzen › Mahnwesen.
2. Die Übersicht zeigt alle überfälligen Rechnungen mit ihrer aktuellen Mahnstufe.
3. Tippe auf eine Mahnung, um den Mahntext anzuzeigen.

Mahnstufen

Sieh dir deinen nächsten Termin direkt auf dem Homescreen und erstelle Rechnungen mit einem Fingertipp — ohne die App erst öffnen zu müssen.

Widget hinzufügen

1. Lange auf eine freie Stelle deines Homescreens drücken.
2. Wähle Widgets.
3. Suche TimeInvoicer in der Widget-Liste.
4. Ziehe das Widget auf deinen Homescreen.

Widget-Funktionen

ELDA ist die elektronische Upload-Plattform der österreichischen Sozialversicherung. ELDA verlangt ein bestimmtes Format: WAH-XML (Wahlärzt:innen-Honorarnotenmeldung). TimeInvoicer erstellt diese Datei automatisch.

WAH-XML exportieren

1. Öffne eine Rechnung und wechsle zur Vorschau.
2. Tippe auf Teilen.
3. Wähle WAH-XML Export.
4. Die XML-Datei wird erzeugt und kann gespeichert oder direkt geteilt werden.
5. Lade die Datei anschließend manuell auf ELDA hoch.

Zeige deine Bankverbindung automatisch auf jeder Rechnung an — optional mit QR-Code für schnelle Überweisung durch deine Klient:innen.

Bankdaten einrichten

1. Öffne Menü › Einstellungen › Bankdaten & Rechnung.
2. Gib deine IBAN ein.
3. Optional: Gib BIC und Kontoinhaber ein.
4. Aktiviere den Schalter QR-Code auf Rechnung, wenn Klient:innen per QR-Code überweisen sollen.
5. Speichere die Einstellungen.

Wenn du deine Kalender-Termine mit bestimmten Kürzeln benennst, erkennt TimeInvoicer automatisch Leistung und Klient:in — ohne manuelles Ausfüllen.

So funktioniert es

Benenne deinen Kalender-Termin nach dem Schema:
[Kürzel] [Beschreibung] - [Name der Klient:in]

Beispiel: KP10 Behandlung - Fr. Mayer

Unterstützte Kürzel

Im Diagnosefeld suchst du deinen ICD-10-Code, ohne ihn auswendig zu kennen. Wir merken uns, welche Codes du am häufigsten verwendest, und zeigen sie dir zuerst.

So suchst du

1. Tippe im Diagnosefeld ins Suchfeld.
2. Noch nichts eingetippt? Du siehst deine zehn meistgenutzten Codes.
3. Ein Buchstabe — etwa F — zeigt dir alle Codes dieser Gruppe.
4. Ab zwei Zeichen suchen wir nach Code, Bezeichnung und geläufigen Synonymen. Tippfehler machen nichts aus.
5. Tippe auf den passenden Eintrag, um ihn zu übernehmen.

Beispiele

Das Statistik-Dashboard gibt dir einen schnellen Überblick über Umsatz, Leistungen und Sozialversicherungsträger-Verteilung.

Statistiken aufrufen

1. Öffne Menü › Auswertungen & Finanzen › Statistiken.
2. Wähle den gewünschten Zeitraum (Monat oder Jahr).
3. Das Dashboard zeigt dir die wichtigsten Kennzahlen.

Verfügbare Auswertungen

→ Mehr zu den Diagrammtypen (Balken, Linie, Kreis): Statistik & Honorar-Diagramme.

Die Jahresübersicht (Menü › Finanzen › Überblick › Jahresübersicht) zeigt deine Einnahmen eines Jahres nach Monat. Von dort gibst du das ganze Jahr an deine Steuerberatung weiter: als Datenpaket für die Buchhaltung und als PDF zum Lesen.

Steuerberater-Export (CSV)

1. Öffne die Jahresübersicht und wähle oben das Jahr.
2. Tippe oben rechts auf das Symbol CSV exportieren.
3. Wähle dein Steuerprofil: Einnahmen-Ausgaben-Rechnung · Kleinunternehmer, Einnahmen-Ausgaben-Rechnung · Umsatzsteuer nach Zahlungseingang oder Bilanzierung · Umsatzsteuer nach Rechnungsdatum. Als Kleinunternehmer:in trägst du zusätzlich den Befreiungsgrund ein — ohne ihn startet der Export nicht.
4. Optional: Kontakte pseudonymisieren — dann stehen keine Namen in den Dateien.
5. CSV exportieren antippen und die Datei z. B. per E-Mail an deine Steuerberatung teilen.

Du bekommst eine ZIP-Datei mit getrennten Tabellen für Belege (belege.csv) und Zahlungen (zahlungen.csv), dazu eine Kontrollsumme. Das Steuerprofil bestimmt, welche Datei für die Buchung maßgeblich ist. Die Tabellen öffnest du in Excel oder übernimmst sie in eine Buchhaltungssoftware.

Jahresbericht als PDF

Über das Symbol PDF teilen oben rechts erstellst du den Jahresbericht als PDF — zum Weitergeben oder Ablegen.

Die Warteliste zeigt dir auf einen Blick, welche Klient:innen auf einen Termin warten und wie lange schon.

Warteliste aufrufen

1. Öffne Menü › Warteliste.
2. Du siehst die Liste aller Personen auf der Warteliste mit der Wartezeit in Tagen.

Kontakt zur Warteliste hinzufügen

1. Tippe auf den Hinzufügen-Button unten rechts.
2. Suche den gewünschten Kontakt im Suchfeld oder tippe Neu um einen neuen Kontakt anzulegen.
3. Wähle den Kontakt aus und bestätige mit OK.

Aktionen für Wartelisten-Kontakte

Gerätekontakte verwenden

1. Öffne Menü › Einstellungen › Kontakte vom Gerät verwenden.
2. Damit werden Kontakte aus deiner Kontakte-App in der Warteliste und überall in der App angezeigt.
3. Zum Deaktivieren: Tippe erneut auf den Menüpunkt — er wechselt zu Nur App-Kontakte verwenden.

Der Abrechnungs-Check zeigt dir auf einen Blick, welche Kalender-Termine mit deinen Klient:innen noch nicht abgerechnet sind. So bleibt nichts liegen.

So funktioniert es

1. Öffne Menü › Abrechnungs-Check.
2. Du siehst alle Termine der letzten Wochen, die noch keiner Rechnung zugeordnet sind.
3. Tippe auf einen Termin, um direkt eine Rechnung zu erstellen — Kontakt, Datum und Uhrzeit sind bereits vorbelegt.

Automatische Erkennung

Termine mit dem Namen deiner Klient:in im Titel werden automatisch zugeordnet. Du musst nichts manuell taggen.

Wenn du TimeInvoicer neu nutzt oder ältere Kalender-Einträge nachpflegen willst: Hier kannst du bestehende Termine in einem Schritt deinen Klient:innen zuordnen.

Gruppen-Karten

Termine werden nach Kontakt gruppiert. Pro Klient:in siehst du eine Karte mit allen passenden Terminen und der Gesamtanzahl auf einen Blick.

Bulk-Zuordnung

1. Tippe auf Alle zuordnen, um sämtliche Treffer in einem Schwung zu bestätigen.
2. Oder öffne eine Gruppen-Karte und ordne einzelne Termine über Einzeln zuordnen zu.
3. Mit Mehr laden holst du dir ältere Termine aus dem Kalender nach.

Was wird automatisch ausgefiltert?

• Geburtstage und Jahrestage aus der Kontakte-App
• Feiertage und Schulferien
• Geteilte Kalender, die nichts mit der Praxis zu tun haben
• Ganztages-Einträge ohne Klient:innen-Bezug

Damit bleibt die Liste übersichtlich und enthält nur, was wirklich abrechenbar sein könnte.

Zwei Felder, die gern verwechselt werden — hier steht, was sie bedeuten und wie sie zusammenwirken.

Beispiel

Einheitenlänge ändern

1. Öffne Menü › Einstellungen › Allgemein › Honorar.
2. Trage unter Minuten pro Einheit deinen Wert ein.
3. Neue Termine rechnen ab jetzt mit dieser Länge.

Welche Einheitenlänge gilt?

Wenn du einen neuen Termin anlegst, schauen wir in dieser Reihenfolge nach:

1. Am Kontakt: Feld Einheitendauer in Minuten (optional). Es gilt für diesen Kontakt und ersetzt die allgemeine Einstellung.
2. Letzter Termin dieses Kontakts.
3. Einstellungen: Menü › Einstellungen › Allgemein › Honorar.

Beispiel: Am Kontakt stehen 50 Minuten, in den Einstellungen 45 Minuten — der neue Termin startet mit 50 Minuten.

Löschst du den Wert am Kontakt wieder, greift die nächste Stufe: zuerst der letzte Termin, sonst deine Einstellung.

Im Leistungskatalog pflegst du deine Leistungen einmal — Bezeichnung, Dauer und Honorar. Danach stehen sie dir bei Terminen und Rechnungen überall zur Auswahl, ohne dass du sie neu eintippst.

Katalog öffnen

• Beim ersten Start im Schritt Leistungen einrichten.
• Später jederzeit unter Menü › Einstellungen › Allgemein › Leistungskatalog.

Leistung anlegen

1. Tippe auf einen Chip unter Vorlagen — wir füllen das Formular vor — oder auf Eigene Leistung anlegen.
2. Trage Bezeichnung, Dauer (Min) und Honorar (€) ein.
3. Tippe auf Leistung hinzufügen — erst dann wird gespeichert.

Standard-Leistung festlegen

Tippe bei einer Leistung auf den Stern. Neue und ergänzte Kontakte verwenden diese Leistung dann automatisch. Ein erneuter Tipp entfernt die Standard-Auswahl wieder.

Im Termin und in der Rechnung

Beim Termin und in der Rechnung wählst du die Leistung aus deinem Katalog aus — Dauer und Honorar sind dann schon eingetragen. Du kannst beides im Einzelfall trotzdem ändern.

Dein Profil ist die Grundlage jeder Rechnung: Name und Adresse stehen im Rechnungskopf. Ohne sie ist eine Rechnung nicht vollständig — deshalb fragen wir beim ersten Rechnen danach.

Profil öffnen

1. Öffne Menü › Einstellungen › Profil › Mein Profil.
2. Trage Titel, Vorname, Nachname und deine Adresse (Straße, PLZ, Ort) ein.
3. Wähle dein Land aus der Liste.
4. Tippe auf Speichern.

Was das Land steuert

Das Land legt die Region der App fest. Danach richten sich länderspezifische Angaben, zum Beispiel Bezeichnungen und Prüfungen auf der Rechnung und im Fachbereich Praxis die Sozialversicherung.

Ob du von Klient:innen oder Kund:innen liest, hängt dagegen von deinem Fachbereich ab (Praxis oder Business), nicht vom Land. Mehr dazu unter Klient:innen / Kund:innen verwalten.

Deine Unterschrift steht am Ende der Rechnung, zusammen mit deinem Gruß. Du hast drei Wege, sie anzulegen:

Unterschrift anlegen

1. Öffne Menü › Einstellungen und scrolle zum Abschnitt Dokumente.
2. Tippe auf Unterschrift (Bild), um zu zeichnen oder ein Bild auszuwählen — oder auf Signatur für den Text.
3. Speichern — ab jetzt steht die Unterschrift auf neuen Rechnungen.

Direkt in einer Rechnung geht es auch: Im Abschnitt Unterschrift & Gruß auf Unterschrift zeichnen tippen.

Unterschrift entfernen

Soll auf einer Rechnung keine Unterschrift stehen, schalte im Abschnitt Unterschrift & Gruß den Schalter Unterschrift anzeigen aus. Deine gespeicherte Unterschrift bleibt erhalten.

Manchmal fehlt ein Dokumenttyp: ein ausführlicher Erstbefund, ein Verlaufsbericht, eine Bestätigung für die Krankenkasse. Dafür legst du dir eine eigene Vorlage an — so einfach wie einen Standardtext für SMS oder E-Mail.

Neue eigene Vorlagen legst du ab der Tarifstufe Premium an (in der Testphase inklusive). Bereits angelegte Vorlagen bleiben nach einem Tarifwechsel immer lesbar und bearbeitbar.

1. Menü › Neu › Neue Vorlage … antippen. Der Editor öffnet sich mit einem passenden Beispieltext, den du frei ändern kannst.
2. Name prüfen (z. B. „Erstbefund") — er wird zum Namen deiner Dokumentart.
3. Text schreiben. Über Platzhalter einfügen — oder durch langes Drücken im Text — fügst du Platzhalter ein. Wir füllen sie später automatisch mit:
   • Name, Anrede, Geburtsdatum
   • Termindatum, Leistungen, Diagnose, Behandlungsbeginn
   • Grußformel und Unterschrift
4. Die Vorschau mit Musterdaten oben zeigt sofort, wie das fertige Dokument aussieht.
5. Sichern. Danach öffnet sich direkt dein erstes Dokument dieser Art — Kontakt wählen, Vorlage ist schon ausgewählt, fertig.

Ordner: Dokumente deiner Vorlage bekommen einen eigenen Ordnernamen (wie Rechnungen unter „Rechnungen"). Den Ordnernamen kannst du beim Anlegen über „Ordner ändern" anpassen.

Tipp: Kurze Zeilen mit Doppelpunkt („Anamnese:") werden im Dokument automatisch zu Abschnittsüberschriften. Klammern aus Word wie „[Name]" erkennen wir nicht. Nimm stattdessen die Platzhalter aus der Liste.

Deine Vorlagen findest du jederzeit unter Einstellungen › Dokumente › Vorlagen; dort kannst du sie bearbeiten oder löschen.

Dateiname (NEU): Unter Einstellungen › Dokumente › Dateiname legst du fest, wie deine Rechnungsdateien heißen — beim Speichern, Teilen, Drucken und im E-Mail-Anhang. Standard ist [TYP]_[NR], z. B. RE_039.pdf (ohne Namen). Platzhalter tippst du an: [TYP], [NR], [JAHR], [DATUM], [NACHNAME], [VORNAME], [KUNDE]; oben siehst du eine Vorschau mit Beispieldaten. Setzt du Namen ein, stehen sie im Dateinamen und in E-Mail-Anhängen (anonyme Kopien bleiben ohne Namen). Nach dem Speichern fragen wir, ob wir bestehende Dateien auch umbenennen sollen — gelöscht oder überschrieben wird dabei nichts.

Eine fehlerhafte oder nicht mehr gültige Rechnung löschst du nicht einfach — dafür erstellst du eine Gutschrift. Eine Gutschrift ist eine „negative Rechnung": Sie verweist auf die ursprüngliche Rechnung und gleicht deren Betrag aus. Beispiel: Rechnung über 120 € → Gutschrift über 120 € gleicht sie aus.

So erstellst du eine Gutschrift

1. Im Menü Neue Gutschrift antippen.
2. Klient:in auswählen — idealerweise dieselbe, für die die ursprüngliche Rechnung ausgestellt wurde.
3. Betrag bzw. die zu stornierenden Leistungen eintragen.
4. Vorschau prüfen und die Gutschrift wie ein normales Dokument speichern.

Gutschrift-Summe pro Leistung: Willst du nicht die ganze Rechnung, sondern nur eine einzelne Leistungsposition gutschreiben, aktiviere beim Bearbeiten dieser Leistung den Schalter Gutschrift — dort kannst du statt Anzahl × Honorar einen eigenen, freien Betrag eintragen.

Mit einem Paket verkaufst du mehrere Einheiten auf einmal (z. B. „10er-Paket“). Die App merkt sich die Einheiten für diese Klient:in und zieht bei jedem Termin automatisch eine ab — du musst nichts mitzählen.

Paket anlegen und verkaufen

1. Lege im Leistungskatalog (Einstellungen › Leistungskatalog) eine Leistung an und aktiviere den Schalter Paket: enthält Einheiten (0 = keine). Trage Einheiten im Paket und Preis für das ganze Paket (€) ein, Bezeichnung z. B. „10er-Paket“.
2. Verkaufe das Paket im Kontakt über Paket verkaufen — oder in der Rechnung, indem du diese Paket-Leistung auswählst.
3. Ab dem Zahlungseingang zählt das Paket: Die Restzeile am Termin zeigt Noch 7 von 10 bzw. nach diesem Termin 6.

Status eines Pakets

Weitere Aktionen

In der Paketübersicht (Startseiten-Karte Pakete oder im Kontakt) findest du Paket bearbeiten (Bezeichnung, Anmerkung, Paketart ändern), Altbestand erfassen (Einheiten, die vor der Erfassung in der App schon verbraucht waren), Termine seit dem Kauf anrechnen und Paket schließen. Direkt am Termin kannst du Von diesem Paket lösen oder Anderes Paket wählen.

Logo und Praxisdaten erscheinen oben auf jeder Rechnung. Beides richtest du im Bereich Praxisdaten deiner Einstellungen ein.

1. Trage deine Praxisdaten ein — daraus entsteht ein professioneller Briefkopf.
2. Über Logo wählen lädst du dein Praxis-Logo hoch; mit Logo ändern tauschst du es später aus.
3. Mit dem Regler für die Logobreite passt du die Größe an.
4. Bei Logo im Briefkopf wählst du, ob das Logo separat neben deinen Praxisdaten steht oder integriert erscheint.
5. Die A4-Vorschau zeigt sofort, wie der fertige Briefkopf aussieht.

Das Statistik-Dashboard gibt dir einen Überblick über Umsatz und Leistungen. Deine Zahlen zeigen wir dir dabei als Diagramm — und du wählst selbst, wie: als Balken, Linie oder Kreis (Donut). → Alle Auswertungen des Dashboards: Statistiken.

So nutzt du die Diagramme

1. Öffne die Statistik oder die Jahresübersicht.
2. Über dem Diagramm findest du das Feld Diagrammtyp.
3. Wähle Balken, Linie oder Kreis (Donut) — die Ansicht wechselt sofort.

Deine handschriftlichen Mitschriften lassen sich pro Klient:in in eigenen Ordnern ablegen — praktisch, wenn du dein eigenes System hast (z. B. nach Thema oder Behandlungsabschnitt).

Ordner anlegen, umbenennen, löschen

In einer geöffneten Mitschrift legst du über das Ordner-Menü einen neuen Ordner an, benennst ihn um oder löschst ihn wieder. Zwei Ordner mit demselben Namen gibt es bei derselben Klient:in nicht.

Verschieben & duplizieren

• In Ordner verschieben — ordnet die geöffnete Mitschrift einem Ordner zu oder nimmt sie wieder heraus.
• Duplizieren — legt eine Kopie ab, auch bei einer anderen Klient:in. Praktisch, wenn eine Mitschrift als Vorlage für die nächste dienen soll.