Benutzeranleitung

TimeInvoicer

Rechnungen, Termine & Klientenverwaltung

Feb 2026 Android v2.0
Kein technisches Vorwissen nötig. Wenn du WhatsApp bedienen kannst, schaffst du auch TimeInvoicer.

Was die App für dich tut

📅 Kalender Termine anlegen, verbunden mit deinem Kalender.
🧾 Rechnungen Rechnungen aus Kalenderterminen erzeugen und als PDF speichern.
👤 Klienten Stammdaten inkl. SVNR und Diagnose verwalten.
📨 SMS & E-Mail Terminbestätigungen und Rechnungsversand.
🔒 Anonym Anonymisierte PDFs für Steuerberatung oder Support.
💾 Backup Alle Daten sichern und wiederherstellen.
📋 Inhaltsverzeichnis
  1. Ersteinrichtung
  2. Kalender & Termine
  3. Wie eine Rechnung aus dem Kalender entsteht
  4. Klienten verwalten
  5. Rechnung erstellen
  6. Vorschau & PDF erzeugen
  7. Rechnung per E-Mail senden
  8. Anonymisierte Rechnung
  9. SMS & E-Mail Kommunikation
  10. Einstellungen & Vorlagen
  11. Backup & Wiederherstellen
  12. ICD-10 & ICD-11 Diagnosen
  13. ICD Modus für Therapeuten
  14. Häufige Fragen & Lösungen
  15. KI-Assistent einrichten (Pro)
  16. Schnell-Rechnung
  17. Sammelrechnung
  18. Mahnwesen
  19. Home-Screen Widget
  20. WAH-XML Export (ELDA)
  21. Bankdaten auf Rechnung
  22. Smart Event Titles
  23. Diagnose-Vorschläge
  24. Statistiken
TimeInvoicer · Benutzeranleitung · Feb 2026
↑ oben

1 · Ersteinrichtung

Die Ersteinrichtung machst du nur einmal.

Schritt-für-Schritt

  1. Kalender-Berechtigung erteilen
    Beim ersten Start fragt die App nach Kalender-Zugriff. Tippe auf Erlauben.
  2. Android-Kalender einrichten (falls noch keiner vorhanden)
    Wenn noch keine Kalender sichtbar sind: starte mit der einfachen lokalen Methode. Google ist optional.
    Schritt-für-Schritt ohne Technikstress: Starte mit der einfachen Methode (lokaler Kalender).
    Wenn du deinen Kalender auch von anderen Geräten erreichen willst, nutze danach z. B. Google-Kalender.
    Empfehlung: Nutze mindestens 2 Kalender: 1 Standardkalender für die Arbeit und 1 Backup-Kalender. Wenn bei einer Synchronisierung etwas schiefgeht, hast du eine zweite, getrennte Kalenderkopie.

    A  Einfache Methode: lokalen Kalender am Handy hinzufügen

    1. Öffne die vorinstallierte Kalender-App auf deinem Handy.
    2. Tippe auf Einstellungen oder Kalender verwalten.
    3. Wähle Kalender hinzufügen.
    4. Wähle als Typ Telefon / Lokal / Gerät (je nach Hersteller).
    5. Lege zwei lokale Kalender an, z. B. Praxis und Praxis Backup.
    6. Öffne danach TimeInvoicer und setze in Menü → Kalendereinstellungen: Praxis = Standard und Praxis Backup = Backup.
    Bei der lokalen Variante gibt es oft keine Cloud-Synchronisierung. Nutze daher zusätzlich Menü → Sicherungen → Kalender lokal sichern für regelmäßige Backups.

    B  Optional: Google-Kalender für mehrere Geräte

    Wenn du deinen Kalender auch auf Tablet, Zweithandy oder PC verwenden willst, ist Google-Kalender eine einfache Lösung mit automatischer Synchronisierung.
    1. Öffne die Einstellungen-App deines Handys (Zahnrad-Symbol).
    2. Scrolle zu Konten oder Passwörter & Konten (der genaue Name variiert je nach Hersteller – Samsung, Pixel, Xiaomi usw.).
    3. Tippe auf Konto hinzufügen.
    4. Wähle Google aus der Liste.
    5. Melde dich mit deiner bestehenden Google-Adresse (@gmail.com) an — oder tippe unten auf Konto erstellen (→ Schritt C).
    6. Nach der Anmeldung: Tippe auf das neue Google-Konto in der Kontoliste und stelle sicher, dass Kalender aktiviert (Haken gesetzt) ist.
    7. Öffne kurz die Google Kalender-App, richte sie einmal ein und prüfe, ob dein Konto dort sichtbar ist.
    8. Kehre zu TimeInvoicer zurück — die Kalender erscheinen nun in der Liste.
    Wichtig: Viele Geräte zeigen neue Kalender erst zuverlässig, nachdem die Google-Kalender-App einmal gestartet wurde.

    C  Neues Google-Konto erstellen (falls noch keines vorhanden)

    1. Folge den Schritten B 1–4 oben, bis der Google-Anmeldebildschirm erscheint.
    2. Tippe unten auf Konto erstellen → Für mich selbst.
    3. Gib Vorname und Nachname ein, tippe Weiter.
    4. Gib dein Geburtsdatum und Geschlecht ein, tippe Weiter.
    5. Wähle eine Gmail-Adresse (Vorschläge) oder tippe deine eigene Wunschadresse ein.
    6. Lege ein sicheres Passwort fest (mind. 8 Zeichen, Groß-/Kleinbuchstaben, Zahl).
    7. Optionale Wiederherstellungs-E-Mail / Telefonnummer hinzufügen (empfohlen), dann Weiter.
    8. Nutzungsbedingungen akzeptieren → Ich stimme zu.
    9. Weiter mit Schritt B 6–8 oben.

    D  Neuen Kalender in Google Kalender anlegen

    Standardmäßig hast du nach dem Hinzufügen deines Google-Kontos bereits mindestens einen Kalender (Dein Name). Falls du einen eigenen Kalender anlegen möchtest (z. B. „Praxis"), gehe so vor:
    1. Öffne calendar.google.com im Browser deines Computers oder Handys.
    2. Melde dich mit deinem Google-Konto an.
    3. Klicke/Tippe links auf Weitere Kalender → + Neuen Kalender erstellen.
    4. Gib dem Kalender einen Namen (z. B. Praxis oder Klienten).
    5. Klicke auf Kalender erstellen.
    6. Öffne auf deinem Handy die Google Kalender-App → Tippe oben links auf das Menü (≡) → Einstellungen → dein Konto → Synchronisieren antippen.
    7. Kehre zu TimeInvoicer zurück — der neue Kalender erscheint nun in der Liste.

    E  Erweiterte Android-Anleitung (Samsung / Pixel / Xiaomi)

    Tipp vorab: Öffne in den Android-Einstellungen die Suche und gib Kalender ein. So findest du die passenden Menüs meist deutlich schneller.

    Variante A: Neuer Kalender über dein Google-Konto (am häufigsten)

    Damit ist der Kalender auf allen Geräten synchron (Handy, Tablet, Web).

    1. Einstellungen öffnen.
    2. Konten oder Passwörter & Konten antippen.
    3. Google auswählen.
    4. Prüfen, ob dein gewünschtes Google-Konto vorhanden ist.
    5. Wenn nicht: Konto hinzufügen → Google und anmelden.
    6. Auf das Konto tippen → Kontosynchronisierung (oder Sync).
    7. Kalender aktivieren.
    Jetzt ist dein Google-Kalender verbunden. Einen zusätzlichen Kalender legst du am einfachsten in der Google-Kalender-App oder im Web an.
    1. Google Kalender-App öffnen.
    2. ≡ Menü → Einstellungen → dein Google-Konto.
    3. Je nach Version: Kalender hinzufügen / Kalender verwalten.
    4. Wenn kein „Neuer Kalender“-Button sichtbar ist: im Browser calendar.google.com öffnen und unter Weitere Kalender → Neuen Kalender erstellen anlegen.
    5. Danach kurz warten oder Synchronisierung erneut anstoßen.
    Hinweis: In manchen Versionen der Google-Kalender-App kann man Kalender nur anzeigen/ausblenden, aber nicht neu erstellen. Dann ist der Web-Weg normal.

    Variante B: Lokaler Kalender nur am Handy (ohne Sync)

    1. Kalender-App öffnen (Google Kalender oder Samsung Kalender).
    2. Einstellungen der Kalender-App öffnen.
    3. Nach Kalender verwalten / Kalender hinzufügen / Konten suchen.
    4. Gerät / Telefon als Speicherort wählen (wenn angeboten).
    5. Neuen Kalender erstellen, Name und Farbe setzen, speichern.
    Vorteil: ohne Konto. Nachteil: bei Handywechsel/Reset ggf. verloren. Deshalb regelmäßig sichern.

    Variante C: Exchange / Outlook / iCloud

    1. Einstellungen → Konten → Konto hinzufügen.
    2. Exchange oder Microsoft Outlook wählen.
    3. E-Mail + Passwort eingeben.
    4. Synchronisierung aktivieren: Kalender einschalten.
    5. In der Kalender-App prüfen: ≡ Menü → Kalenderliste (sichtbar/aktiv).

    Wenn bei Sync nur „Contacts sync“ erscheint

    Das ist ein typisches Android/Samsung-Thema. Gehe die Punkte in dieser Reihenfolge durch:
    1. Google Kalender App installieren/aktivieren (Play Store), danach Gerät neu starten.
    2. Kalenderspeicher (Calendar Storage) prüfen: Einstellungen → Apps → System-Apps anzeigen → Kalenderspeicher muss aktiv sein.
    3. Richtigen Sync-Pfad öffnen: Samsung meist Einstellungen → Konten und Sicherung → Konten verwalten → Google → Konto synchronisieren.
    4. App-Berechtigungen prüfen: Einstellungen → Apps → Google Kalender → Berechtigungen → Kalender erlauben.
    5. In Google Kalender-App Sync anstoßen und anschließend unter Android-Konten erneut synchronisieren.
    6. Bei Samsung zusätzlich prüfen, ob nur Samsung-Kalender/lokale Kalender aktiv sind.
    Online-Hilfe: Google Kalender Hilfe · Android Konten & Sync · Websuche: „Kalender Sync nur Kontakte“
    Tipp: Für Therapeuten empfiehlt sich ein separater Kalender nur für Kliententermine (z. B. „Praxis"), einen Backup-Kalender und einen anonymisierten Backup-Kalender — alle drei lassen sich in TimeInvoicer mit wenigen Tipps einrichten.
  3. Rechnungsverzeichnis auswählen
    Menü → Einstellungen → Rechnungsverzeichnis
    Wähle den Ordner, in dem Rechnungen gespeichert werden (z. B. Dokumente/Rechnungen).
  4. Standardkalender & weitere Kalender zuordnen
    Menü → Einstellungen → Kalender → Kalender & Farben
    Weise mindestens einem Kalender das Label Standardkalender zu.
    Optional: wähle einen Backup-Kalender und/oder einen Anonymen Backup-Kalender (für Therapeuten empfohlen).
  5. Rechnungsvorlage wählen
    Rechnungen → Vorlage – Standard-Vorlage auswählen oder eigene erstellen.
  6. Testrechnung erstellen
    PDF prüfen – so siehst du sofort, ob Layout und Signatur stimmen.

Termin-Format (wichtig!)

FeldWas muss dort stehenBeispiel
TitelVollständiger KlientennameMaria Musterfrau
BeschreibungLeistung + € + SatzPsychotherapie Einzel €160
DauerTatsächliche Sitzungsdauer50 Minuten
Wichtig: Fehlt das €-Zeichen oder der Betrag, kann die App die Leistung nicht berechnen.
Seite 1 · Ersteinrichtung
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2 · Kalender & Termine

Der Kalender ist die Schaltzentrale: Termine anzeigen, anlegen und direkt zur Rechnung wechseln.

Neuen Termin anlegen

  1. Tippe auf Neuer Termin oder das +-Symbol.
  2. Titel (= Klientenname), Beschreibung (= Leistung + €-Satz), Datum, Uhrzeit und Dauer ausfüllen.
  3. Kalender auswählen (beruflich / privat).
  4. Speichern — Termin erscheint sofort im Google-Kalender.

Smart Terminvorschlag NEU

Die App analysiert bisherige Termine des Klienten und schlägt automatisch den optimalen nächsten Slot vor — lokal, ohne Internet.
  1. Klienten im Termin-Formular auswählen.
  2. Button Terminvorschlag tippen.
  3. Die App erkennt das Muster (z. B. Dienstag 10:00 Uhr, 5×).
  4. Dialog zeigt: „Nächster Termin: Di, 25.02.2026, 10:00–11:00 Uhr"
  5. Übernehmen → Datum und Uhrzeit werden automatisch eingetragen.
Voraussetzung: Mindestens 2 Termine mit diesem Klienten in der Vergangenheit.

Termin bearbeiten / löschen

BearbeitenTermin antippen → Termin bearbeiten → Änderungen → Speichern.
LöschenTermin antippen → Termin löschen → Bestätigen. Wird auch aus Google-Kalender entfernt.

Weitere Funktionen

FunktionWoWas
Ansicht wechselnMenü oben rechtsTag-, Wochen- oder Listenansicht
FilterFilter-SymbolNur bestimmte Kalender oder Klienten
SMS neuer TerminTermin-MenüTerminbestätigung per SMS
E-Mail neuer TerminTermin-MenüTerminbestätigung per E-Mail
AuswertungMenü → AuswertungStatistiken zu Terminen und Honorar
Direktweg zur Rechnung: Termin antippen → Rechnung — alle Daten werden übernommen.
Seite 2 · Kalender & Termine
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3 · Wie eine Rechnung aus dem Kalender entsteht

Das Wichtigste zuerst: Du trägst Termine ein — die App baut daraus die Rechnung. Kein doppeltes Eintippen.

Der Ablauf im Überblick

📅 Termin anlegen → 👤 Klient auswählen → 🧾 Rechnung öffnen → 📋 Zeitraum wählen → ✅ PDF erstellen Jeder Schritt übernimmt Daten aus dem vorherigen — du tippst jeden Wert nur einmal ein.

Schritt 1: Termin korrekt anlegen

Damit die App den Termin erkennen kann, muss er zwei Dinge enthalten:

Feld im KalenderWas dort stehtWarum
Titel Vollständiger Name des Klienten
z. B. „Maria Musterfrau"		 Die App sucht Termine anhand des Namens
Beschreibung Leistungsbezeichnung + € + Betrag
z. B. „Psychotherapie Einzel €160"		 Der €-Betrag wird als Honorar übernommen
Dauer Tatsächliche Sitzungslänge
z. B. 50 Minuten		 Wird als Einheiten in der Rechnung angezeigt
Häufiger Fehler: Im Titel steht ein Spitzname oder Kürzel statt des vollen Namens → Termin wird der falschen Klientin oder niemandem zugeordnet.

Schritt 2: Rechnung öffnen

Es gibt zwei Wege zum Rechnungsformular:

Weg A — aus dem Kalender Termin antippen → Rechnung.
Klient, Leistung und Datum sind sofort vorausgefüllt.
Weg B — über das Menü Menü → Rechnungen → Rechnung neu.
Klienten manuell auswählen, dann Zeitraum angeben.

Schritt 3: Zeitraum wählen

  1. Klientin / Klienten auswählen (Dropdown oder Suche).
  2. von und bis Datum einstellen (z. B. letzter Monat).
  3. Die App sucht automatisch alle Termine im Kalender dieses Klienten in diesem Zeitraum.
  4. Die gefundenen Termine erscheinen als Leistungstabelle.
Tipp: Stellt die App mehrere Termine zum gleichen Zeitpunkt fest (Duplikate), wird ein Hinweis angezeigt.

Schritt 4: Leistungstabelle prüfen

SpalteWoher kommt der Wert
DatumStartdatum des Kalender-Termins
BezeichnungBeschreibungstext des Termins (ohne €-Teil)
Dauer / EinheitenTermindauer ÷ Einheitenlänge (z. B. 50 min)
Honorar pro Einheit€-Betrag aus der Terminbeschreibung
GesamtEinheiten × Honorar

Schritt 5: Diagnose & Zahlungsstatus

Schritt 6: Vorschau und PDF

Tippe auf Vorschau → prüfen → PDF erstellen.
Die App speichert automatisch: Original-PDF + anonymisiertes PDF + HTML.
Alle Dateien landen im gewählten Rechnungsverzeichnis.

Kurzfassung: Termin richtig anlegen (Name + €-Betrag) → Rechnung öffnen → Zeitraum → Prüfen → PDF. Das dauert nach etwas Übung unter 2 Minuten.
Seite 3 · Kalender → Rechnung
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4 · Klienten verwalten

Stammdaten zu Klientinnen und Klienten — werden automatisch in Rechnungen übernommen.

Neuen Klienten anlegen

  1. Hauptmenü → Klienten → +
  2. Vorname, Nachname, SVNR eingeben.
  3. Optional: Diagnose, Titel.
  4. Speichern.
FeldBedeutungPflicht?
Vorname / NachnameWird auf Rechnung gedrucktJa
SVNRSozialversicherungsnummerEmpfohlen
Diagnose (ICD-10/11)Erscheint auf RechnungNein
Kontakt-IDVerbindung zu Android-Kontakten für SMS/E-MailEmpfohlen
Empfehlung: Lege jeden Klienten auch als Kontakt auf dem Handy an (gleicher Name) — so funktioniert der automatische SMS/E-Mail-Versand.
Seite 4 · Klienten verwalten
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5 · Rechnung erstellen

Zwei Wege: Automatisch aus Kalenderterminen (empfohlen) oder manuell.

Automatisch aus Kalender (empfohlen)

  1. Menü → Rechnungen → Rechnung neu
  2. Klienten auswählen.
  3. Zeitraum wählen (von / bis).
  4. App sucht alle Termine dieses Klienten im Zeitraum.
  5. Leistungstabelle prüfen und ggf. anpassen.
  6. Rechnungsnummer und Datum kontrollieren.
  7. Vorschau antippen.

Manuell

  1. Menü → Rechnungen → Rechnung neu
  2. Klienten wählen.
  3. Neue Leistung tippen und direkt eingeben.
  4. Weiter wie oben (Vorschau, PDF).
FeldBedeutung
ReNrRechnungsnummer (automatisch, änderbar)
DatumRechnungsdatum (Standard: heute)
LeistungenTabelle mit Datum, Bezeichnung, Dauer, Honorar
Zahlungsanweisungbar / überwiesen / offen
DiagnoseOptional: ICD-10 oder ICD-11-Code
SignaturDeine Unterschrift (aus Vorlage)
Vor dem Schließen: Tippe auf Speichern.
Seite 5 · Rechnung erstellen
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6 · Vorschau & PDF erzeugen

Die Vorschau zeigt, wie die Rechnung als PDF aussehen wird. Erst prüfen, dann PDF erstellen.

Pflicht-Check

PrüfpunktWarum
Name und SVNR korrektVermeidet Korrekturrechnungen
Alle Leistungen vollständigKorrekte Gesamtsumme
Zahlungsanweisung sichtbarKlarer Hinweis für Klienten
Signatur sichtbarProfessioneller Abschluss

PDF erzeugen

  1. PDF erstellen tippen.
  2. App speichert automatisch: normale PDF + anonymisierte PDF + HTML.
  3. Dateien liegen im gewählten Rechnungsverzeichnis.

Schaltflächen

PDF erstellenErzeugt und speichert beide Versionen.
TeilenAuswahlmenü: Drucken, Teilen oder E-Mail.
AktualisierenVorschau neu laden.
KopierenHTML in Zwischenablage.
SpeichernRechnung speichern ohne PDF.
AbbrechenSchließen ohne Änderungen.
Kurz warten: Nach PDF erstellen 1–2 Sekunden warten, bevor du die Datei öffnest.
Seite 6 · Vorschau & PDF
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7 · Rechnung per E-Mail senden

Rechnung direkt als PDF-Anhang an den Klienten schicken — ohne die App zu verlassen.

  1. Erst PDF erstellen tippen.
  2. Dann auf Teilen tippen.
  3. Per E-Mail PDF senden wählen.
  4. Die E-Mail-App öffnet sich mit:
    • Empfänger: E-Mail aus Kontakten
    • Betreff: Neue Rechnung
    • Text: Dein Vorlagen-Text
    • Anhang: die PDF-Datei
  5. Prüfen und Senden tippen.
Vorlage anpassen: Menü → Einstellungen → Nachrichten → E-Mail Neue Rechnung
Keine E-Mail? E-Mail-Adresse in den Android-Kontakten prüfen.
Seite 7 · Rechnung per E-Mail
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8 · Anonymisierte Rechnung

Sieht genauso aus wie die echte Rechnung — aber Name und SVNR sind durch schwarze Balken unkenntlich gemacht.

Wofür?

SteuerberatungEinnahmen zeigen ohne Klientendaten.
SupervisionDokumentation ohne Datenschutz-Risiko.
SupportAnonymisierte Version schicken, keine Daten gefährdet.
ArchivierungInterne Kopie (Klar) + externe Kopie (Anonym).

Wie?

Beim Tippen auf PDF erstellen erzeugt die App automatisch beide Versionen:

Datenschutz: Name und SVNR sind wirklich unlesbar, auch in der PDF-Datei.
Seite 8 · Anonymisierte Rechnung
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9 · SMS & E-Mail Kommunikation

Terminbestätigungen, Stornos und Erinnerungen mit vorbereiteten Texten versenden.

SMS / E-Mail Neuer TerminTermin anlegen → SMS neuer Termin
SMS / E-Mail StornoTermin wählen → SMS Termin-Storno
SMS an alle des TagesErinnerung an alle Klienten des Tages.
SMS an alleAllgemeine Nachricht an alle Klienten.

Platzhalter in Vorlagen

PlatzhalterWird ersetzt durch
[NAME]Vollständiger Klientenname
[VORNAME]Nur Vorname
[DATUM]Termindatum
[UHRZEIT]Uhrzeit des Termins
[ANREDE]Herr / Frau

Vorlagen bearbeiten

  1. Menü → Einstellungen → Nachrichten
  2. Gewünschte Vorlage antippen.
  3. Text mit Platzhaltern eingeben.
  4. Speichern.
Beispiel: Hallo [VORNAME], Ihr Termin am [DATUM] um [UHRZEIT] Uhr ist bestätigt.
Seite 9 · SMS & E-Mail
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10 · Einstellungen & Vorlagen

BereichWas du dort einstellst
RechnungsverzeichnisSpeicherort für PDFs und HTML-Dateien
KalenderWelche Kalender die App nutzt
NachrichtenTextvorlagen für SMS und E-Mail
RechnungStandard-Honorarsatz, max. Leistungen pro Seite, Header
ICD ModusFür Therapeuten: ICD-Codes als Projektkategorien
LoggingProtokoll-Detail (für Support)

Rechnungsvorlagen — Platzhalter

Klientendaten
  • [NAME] — Klientenname
  • [SVNR] — Sozialversicherungsnummer
  • [DIAGNOSE] — ICD-Diagnose
Rechnungsdaten
  • [RENR] — Rechnungsnummer
  • [DATUM] — Rechnungsdatum
  • [ZEILENLEISTUNGEN] — Tabelle
  • [BEZAHLT] — Zahlungsstatus
  • [SIGNATURE] — Unterschrift

Vorlage wechseln

  1. Menü → Rechnungen → Vorlage
  2. Vorlagen... antippen.
  3. Vorlage aus der Liste auswählen.
  4. Als Standardvorlage speichern
Eigene Vorlagen: Mache immer eine Kopie der Original-Vorlage bevor du Änderungen machst.
Seite 10 · Einstellungen & Vorlagen
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11 · Backup & Wiederherstellen

Empfehlung: Mindestens monatlich Backup erstellen — besonders vor Handy-Wechsel oder App-Update.

Backup erstellen

  1. Menü → Sicherungen → Backup
  2. App sichert alle Klienten, Rechnungen und Einstellungen.
  3. Datei wird im Rechnungsverzeichnis gespeichert.

Kalender-Backup

Kalender-BackupAlle Termine mit echten Namen gesichert.
Anonymer Kalender-BackupTermine mit anonymisierten Namen — für Supervision.

Kalender lokal sichern & wiederherstellen NEU

Diese Funktion sichert deine Kalender-Termine als lokale Datei auf dem Gerät (JSON) und kann sie später wieder importieren. Das ist besonders nützlich vor Handy-Wechsel, Hersteller-Update oder Konto-Änderungen.
  1. Lokales Kalender-Backup erstellen
    Menü → Sicherungen → Kalender lokal sichern → Datei speichern.
  2. Lokales Kalender-Backup wiederherstellen
    Menü → Sicherungen → Kalender lokal wiederherstellen → Backup-Datei auswählen.
  3. Nach dem Restore prüfen
    Öffne Kalenderansicht und kontrolliere stichprobenartig Termine.
Restore überspringt bereits vorhandene identische Termine (Duplikat-Schutz), ersetzt aber keine manuell geänderten Details.

Wiederherstellen

  1. Menü → Sicherungen → Wiederherstellen
  2. Backup-Datei auswählen.
  3. Bestätigen.
Achtung: Aktuelle Daten werden überschrieben. Vorher neues Backup erstellen!
DatenIm Backup?
KlientendatenJa
RechnungenJa
Einstellungen & VorlagenJa
SMS/E-Mail-VorlagenJa
PDF-DateienSeparat sichern!
Seite 11 · Backup & Wiederherstellen
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12 · ICD-10 & ICD-11 Diagnosen

Was ist ICD? Das internationale Standard-System zur Verschlüsselung von Diagnosen.
ICD-10 z. B. F41.1 = Generalisierte Angststörung.
ICD-11 NEU — neuere WHO-Version, über 35.000 Einträge, offline verfügbar.

Diagnose auf der Rechnung hinzufügen

  1. Rechnung öffnen → Bereich Diagnose.
  2. ICD-Version wählen: ICD-10 oder ICD-11.
  3. Button Diagnose suchen tippen.
  4. Schlagwörter eingeben, z. B. angst depression — Leerzeichen = UND-Suche.
  5. Diagnose aus der Liste auswählen.
  6. Optionaler Freitext im Notizfeld.
Multi-Schlagwort-Suche: Gib mehrere Wörter mit Leerzeichen ein — es werden nur Diagnosen angezeigt, die alle Begriffe enthalten.
Beispiel: angst sozial findet alle sozialen Angststörungen.

ICD-Version vergleichen

MerkmalICD-10ICD-11
StandardAktuell in AT/DE gültigWHO-Nachfolger ab 2022
Umfang~14.000 Codes~35.000 Codes
SucheVolltextsuche + Multi-SchlagwortVolltextsuche + Multi-Schlagwort
OfflineJa (eigene Datenbank)Ja (eingebaut, kein Download)
EmpfehlungFür KassenabrechnungFür Dokumentation, Forschung

Datenbank verwalten (ICD-10)

FunktionWoWas
ICD-10 ImportMenü → ICD-10 ImportNeue ICD-10-Codes laden
ICD-10 Import 2Menü → ICD-10 Import 2Alternativer Import
ICD-10 ExportMenü → ICD-10 ExportDaten sichern
ICD-11: Ist bereits eingebaut — keine manuelle Installation nötig. Beim ersten Öffnen werden die ~35.000 Einträge automatisch in die Datenbank geladen.
Seite 12 · ICD-10 & ICD-11 Diagnosen
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13 · ICD Modus NEU — für Therapeuten & Psychologen

Spezialmodus für: Psychotherapeuten, Psychologen, Psychiater, Klinische Psychologen.
Im ICD Modus werden Projekt-Kategorien direkt aus den ICD-Codes befüllt — das separate Diagnosefeld entfällt.

ICD Modus aktivieren

  1. Menü → Einstellungen öffnen.
  2. Unter Termin & Projekt den Schalter ICD Modus aktivieren.
  3. Zur Rechnung zurückkehren — die Änderung wirkt sofort.

Was sich ändert

ICD Modus AN
  • Spinner „Projekt" zeigt ICD-Codes als Kategorien
  • ICD-10/11 Umschalter + Suchbutton sichtbar
  • Diagnose-Felder auf der Rechnung ausgeblendet
ICD Modus AUS
  • Spinner „Projekt" zeigt eigene Projektnamen
  • Diagnose-Felder sichtbar
  • ICD-Elemente ausgeblendet

ICD-Code als Projekt auswählen

  1. Im Rechnungsformular: Bereich Projekt aufrufen.
  2. ICD-Version wählen (ICD-10 oder ICD-11).
  3. Diagnose suchen tippen und Schlagwörter eingeben.
  4. ICD-Code aus der Liste wählen (z. B. F41.1 Generalisierte Angststörung).
  5. Code erscheint als Projekt auf der Rechnung.
ICD-11 im ICD Modus: Da ICD-11 über 35.000 Einträge hat, ist der Spinner nicht sinnvoll — bei ICD-11 zeigt der Spinner „Suche verwenden". Nutze dann den Suchbutton.
Seite 13 · ICD Modus für Therapeuten
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14 · Häufige Fragen & Lösungen

Rechnung

ProblemLösung
Leistung fehltTermin-Beschreibung prüfen: muss €-Zeichen + Betrag enthalten
Falscher KlientennameTermin-Titel muss exakt dem Klientennamen entsprechen
PDF seitlich abgeschnittenVorlage prüfen — Tabellen dürfen nicht breiter als A4 sein
Signatur fehltPDF erneut erzeugen; Signaturblock in Vorlage prüfen
Leere zweite SeiteVorlage auf überschüssige Abstände prüfen
Summe falschLeistungstabelle durchsehen und Beträge/Dauern korrigieren

Terminvorschlag

ProblemLösung
„Zu wenige Termine"Mindestens 2 frühere Termine mit dem Klienten nötig
Vorschlag passt nichtTermin manuell ändern — Vorschlag ist nur ein Anhaltspunkt

SMS / E-Mail

ProblemLösung
E-Mail ohne EmpfängerE-Mail-Adresse in Android-Kontakten ergänzen
Platzhalter nicht ersetztKontaktname muss dem Klientennamen entsprechen
PDF-Anhang fehltErst PDF erstellen, dann Per E-Mail senden

Kalender

ProblemLösung
Keine Termine sichtbarEinstellungen → Kalender prüfen; Android-Berechtigung erlauben
Kalender-Schreibrechte fehlenAndroid-Einstellungen → Apps → TimeInvoicer → Berechtigungen → Kalender
Termine doppeltPrüfen, ob mehrere Kalender denselben Termin zeigen

ICD-Suche

ProblemLösung
Keine ErgebnisseSchreibweise prüfen; weniger oder andere Schlagwörter verwenden
ICD-11 leer beim ersten StartEinige Sekunden warten — 35.000 Einträge werden importiert

Allgemeine Tipps

Meistens hilft: Vorschau aktualisieren → PDF neu erstellen → App neu starten.
Seite 14 · Häufige Fragen · TimeInvoicer Feb 2026
Pro-Feature

15 · KI-Assistent einrichten

Nur in der Pro-Version verfügbar. Der KI-Assistent nutzt Google Gemini, um Rechnungsvorlagen automatisch an deinen Stil anzupassen. Du brauchst dafür einen kostenlosen Google-Account und einen Gemini API-Schlüssel.

Was kostet es?

Das Gratis-Kontingent von Google beträgt 1.500 Anfragen pro Tag – für gelegentliche Vorlagenerstellung entstehen keine Kosten. Bei intensiver Nutzung kostet eine Anfrage ca. € 0,0002 (Gemini 1.5 Flash, Stand 2026).

Schritt 1: Google Cloud Projekt anlegen

  1. Öffne console.cloud.google.com und melde dich mit deinem Google-Konto an.
  2. Klicke oben links auf die Projektauswahl (zeigt entweder „Kein Projekt" oder einen Projektnamen).
  3. Wähle „Neues Projekt".
  4. Gib einen Namen ein (z. B. timeinvoicer-ai) und klicke „Erstellen".
  5. Warte ca. 10 Sekunden, bis das Projekt erstellt wurde.
Tipp: Falls du schon ein bestehendes Google Cloud Projekt hast, kannst du dieses auch verwenden.

Schritt 2: Gemini API-Schlüssel erstellen

  1. Öffne aistudio.google.com.
  2. Klicke oben links auf „Get API Key".
  3. Wähle „Create API key".
  4. Wähle dein im Schritt 1 erstelltes Projekt aus der Dropdown-Liste.
  5. Kopiere den angezeigten Schlüssel (beginnt mit AIza, ca. 39 Zeichen).
Sicherheit: Teile deinen API-Schlüssel nicht mit anderen Personen. Er wird nur auf deinem Gerät gespeichert und nie an Dritte weitergegeben.

Schritt 3: Schlüssel in der App eintragen

Es gibt zwei Wege:

Troubleshooting

Problem: „No cloud projects available"
Du hast noch kein Google Cloud Projekt. Gehe zurück zu Schritt 1 und erstelle zuerst ein Projekt in der Cloud Console.
Problem: API Fehler 403 (Permission denied)
Die Gemini API ist für dein Projekt noch nicht aktiviert. Öffne console.cloud.google.com, suche nach „Generative Language API" und aktiviere sie für dein Projekt.
Problem: API Fehler 400 (Bad Request)
Der Schlüssel ist falsch oder wurde falsch kopiert. Gehe zurück zu AI Studio und kopiere den Schlüssel erneut. Achte darauf, keine Leerzeichen vor oder nach dem Schlüssel zu haben.
Problem: Verbindung fehlgeschlagen
Stelle sicher, dass dein Gerät mit dem Internet verbunden ist. Die KI-Funktion benötigt eine aktive Verbindung.
Problem: „Kein Gemini API-Key konfiguriert"
Der Schlüssel wurde noch nicht eingetragen. Gehe zu Einstellungen → KI-Assistent (Pro) und trage den Schlüssel ein.
Tipp: Mit dem Knopf „🔍 Verbindung testen" im Einrichtungs-Dialog kannst du prüfen, ob dein Schlüssel funktioniert – noch bevor du eine Vorlage erstellst.
Seite 15 · KI-Assistent · TimeInvoicer 2026
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16 · Schnell-Rechnung NEU

Erstellen Sie mit einem einzigen Fingertipp eine Rechnung direkt aus einem Kalender-Termin. Klient und Leistung werden automatisch aus dem Termin erkannt.

So erstellen Sie eine Schnell-Rechnung

  1. Öffnen Sie die Kalenderansicht in TimeInvoicer.
  2. Lange auf einen Termin drücken (Long-Press), bis das Kontextmenü erscheint.
  3. Wählen Sie Schnell-Rechnung.
  4. Die App erkennt automatisch den Klienten (aus dem Termin-Titel) und die Leistung (aus der Beschreibung).
  5. Die Rechnung wird sofort erstellt und in der Vorschau angezeigt.
Tipp: Damit die automatische Erkennung funktioniert, sollte der Termin-Titel den Klientennamen enthalten und die Beschreibung einen Betrag (z. B. €100).
Seite 16 · Schnell-Rechnung
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17 · Sammelrechnung NEU

Fassen Sie alle Termine eines Klienten innerhalb eines Monats zu einer einzigen Rechnung zusammen. Ideal für Monatsabrechnungen mit Sozialversicherungsträgern (ÖGK, BVAEB, SVS).

So erstellen Sie eine Sammelrechnung

  1. Öffnen Sie die Kontaktliste (Menü → Klienten).
  2. Lange auf den gewünschten Kontakt drücken (Long-Press).
  3. Wählen Sie Sammelrechnung (Monat) aus dem Kontextmenü.
  4. Wählen Sie den gewünschten Monat aus.
  5. Die App sammelt alle Termine dieses Klienten im gewählten Monat und erstellt eine Gesamtrechnung.
Hinweis: Alle Einzelleistungen des Monats werden in einer übersichtlichen Tabelle zusammengefasst — mit Datum, Leistung und Betrag pro Termin.
Seite 17 · Sammelrechnung
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18 · Mahnwesen NEU

Behalten Sie den Überblick über offene und überfällige Rechnungen. Das Mahnwesen zeigt automatisch die aktuelle Mahnstufe an und hilft Ihnen beim Versenden von Zahlungserinnerungen.

Mahnwesen aufrufen

  1. Öffnen Sie Menü → Auswertungen & Finanzen → Mahnwesen.
  2. Die Übersicht zeigt alle überfälligen Rechnungen mit ihrer aktuellen Mahnstufe.
  3. Tippen Sie auf eine Mahnung, um den Mahntext anzuzeigen.

Mahnstufen

StufeBezeichnungWann
1ZahlungserinnerungNach Ablauf der Zahlungsfrist
21. Mahnung14 Tage nach Zahlungserinnerung
32. Mahnung14 Tage nach 1. Mahnung
4Letzte Mahnung14 Tage nach 2. Mahnung
Tipp: Markieren Sie bezahlte Rechnungen zeitnah als „bezahlt", damit sie nicht in der Mahnliste erscheinen.
Seite 18 · Mahnwesen
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19 · Home-Screen Widget NEU

Sehen Sie Ihren nächsten Termin direkt auf dem Homescreen und erstellen Sie Rechnungen mit einem Fingertipp — ohne die App erst öffnen zu müssen.

Widget hinzufügen

  1. Lange auf eine freie Stelle Ihres Homescreens drücken.
  2. Wählen Sie Widgets.
  3. Suchen Sie TimeInvoicer in der Widget-Liste.
  4. Ziehen Sie das Widget auf Ihren Homescreen.

Widget-Funktionen

Nächster TerminZeigt Name, Datum und Uhrzeit des nächsten Termins an.
Rechnung-ButtonTippen Sie auf den Button, um sofort eine Rechnung für den angezeigten Termin zu erstellen.
Hinweis: Das Widget aktualisiert sich automatisch. Stellen Sie sicher, dass die Kalender-Berechtigung erteilt ist.
Seite 19 · Home-Screen Widget
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20 · WAH-XML Export (ELDA) NEU

Exportieren Sie Rechnungen im WAH-Format für den Upload auf ELDA — die elektronische Plattform der österreichischen Sozialversicherung.

WAH-XML exportieren

  1. Öffnen Sie eine Rechnung und wechseln Sie zur Vorschau.
  2. Tippen Sie auf Teilen.
  3. Wählen Sie WAH-XML Export.
  4. Die XML-Datei wird erzeugt und kann gespeichert oder direkt geteilt werden.
  5. Laden Sie die Datei anschließend manuell auf ELDA hoch.
Wichtig: Prüfen Sie die exportierten Daten (SVNR, Leistungscode, Betrag) vor dem Upload auf ELDA sorgfältig. Die Verantwortung für die Richtigkeit liegt bei Ihnen.
Seite 20 · WAH-XML Export (ELDA)
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21 · Bankdaten auf Rechnung NEU

Zeigen Sie Ihre Bankverbindung automatisch auf jeder Rechnung an — optional mit QR-Code für schnelle Überweisung durch Ihre Klienten.

Bankdaten einrichten

  1. Öffnen Sie Menü → Einstellungen → Bankdaten & Rechnung.
  2. Geben Sie Ihre IBAN ein.
  3. Optional: Geben Sie BIC und Kontoinhaber ein.
  4. Aktivieren Sie den Schalter QR-Code auf Rechnung, wenn Klienten per QR-Code überweisen sollen.
  5. Speichern Sie die Einstellungen.
Ergebnis: Ihre Bankverbindung wird automatisch am Ende jeder Rechnung angezeigt. Bei aktiviertem QR-Code können Klienten den Code mit ihrer Banking-App scannen und die Überweisung wird vorausgefüllt.
Seite 21 · Bankdaten auf Rechnung
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22 · Smart Event Titles NEU

Wenn Sie Ihre Kalender-Termine mit bestimmten Kürzeln benennen, erkennt TimeInvoicer automatisch Leistung und Klient — ohne manuelles Ausfüllen.

So funktioniert es

Benennen Sie Ihren Kalender-Termin nach dem Schema:
[Kürzel] [Beschreibung] - [Klientenname]

Beispiel: KP10 Behandlung - Fr. Mayer

Unterstützte Kürzel

KürzelLeistung
KP01Diagnostik
KP10Behandlung (Einzeltherapie)
KP11Gruppentherapie
KP20Beratung
Tipp: Sie können die Kürzel auch mit der Schnell-Rechnung kombinieren: Termin mit Smart Title anlegen → Long-Press → Schnell-Rechnung. Die Leistung wird automatisch erkannt und eingetragen.
Seite 22 · Smart Event Titles
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23 · Diagnose-Vorschläge NEU

Bei der Leistungserfassung schlägt die App automatisch passende ICD-10-F Diagnosen vor — basierend auf der gewählten Leistung und häufigen klinischen Zuordnungen.

So funktionieren die Vorschläge

  1. Erstellen Sie eine neue Rechnung oder bearbeiten Sie eine bestehende.
  2. Wählen Sie eine Leistung aus (z. B. Behandlung, Diagnostik).
  3. Die App zeigt automatisch passende Diagnose-Vorschläge an.
  4. Tippen Sie auf einen Vorschlag, um ihn zu übernehmen — oder suchen Sie manuell weiter.

Beispiele für Zuordnungen

LeistungVorgeschlagene Diagnosen
Behandlung (KP10)F32 Depression, F33 Rezidiv. Depression
Diagnostik (KP01)F41 Angststörung, F43 Belastungsreaktion
Beratung (KP20)F43 Anpassungsstörung, Z63 Beziehungsprobleme
Hinweis: Die Vorschläge dienen als Arbeitshilfe. Die endgültige Diagnosestellung obliegt Ihnen als Behandler/in.
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24 · Statistiken NEU

Das Statistik-Dashboard gibt Ihnen einen schnellen Überblick über Umsatz, Leistungen und Sozialversicherungsträger-Verteilung.

Statistiken aufrufen

  1. Öffnen Sie Menü → Auswertungen & Finanzen → Statistiken.
  2. Wählen Sie den gewünschten Zeitraum (Monat oder Jahr).
  3. Das Dashboard zeigt Ihnen die wichtigsten Kennzahlen.

Verfügbare Auswertungen

Umsatz pro Monat/JahrGrafische Darstellung Ihrer Einnahmen im Zeitverlauf.
Top-LeistungenWelche Leistungsarten am häufigsten abgerechnet werden.
SV-TrägerAufschlüsselung nach Sozialversicherungsträgern (ÖGK, BVAEB, SVS, etc.).
Offene RechnungenÜbersicht über noch nicht bezahlte Rechnungen.
Tipp: Nutzen Sie die Statistiken regelmäßig, um Ihre Praxis-Finanzen im Blick zu behalten und rechtzeitig Mahnungen zu versenden.
Seite 24 · Statistiken