Alles was Sie brauchen,
um sofort loszulegen.

Was TimeInvoicer für Sie tut

Ersteinrichtung

Schritt-für-Schritt

1. Kalender-Berechtigung erteilen
   Beim ersten Start fragt die App nach Kalender-Zugriff. Tippen Sie auf Erlauben.
2. Android-Kalender einrichten (falls noch keiner vorhanden)
   
   Wenn noch keine Kalender sichtbar sind: starten Sie mit der einfachen lokalen Methode. Google ist optional.
   Empfehlung: Nutzen Sie mindestens 2 Kalender: 1 Standardkalender für die Arbeit und 1 Backup-Kalender. Wenn bei einer Synchronisierung etwas schiefgeht, haben Sie eine zweite, getrennte Kalenderkopie.

   A — Einfache Methode: lokalen Kalender am Handy hinzufügen

   1. Öffnen Sie die vorinstallierte Kalender-App auf Ihrem Handy.
   2. Tippen Sie auf Einstellungen oder Kalender verwalten.
   3. Wählen Sie Kalender hinzufügen.
   4. Wählen Sie als Typ Telefon / Lokal / Gerät (je nach Hersteller).
   5. Legen Sie zwei lokale Kalender an, z.B. Praxis und Praxis Backup.
   6. Öffnen Sie danach TimeInvoicer und setzen Sie in Menü → Kalendereinstellungen: Praxis = Standard und Praxis Backup = Backup.
   Bei der lokalen Variante gibt es oft keine Cloud-Synchronisierung. Nutzen Sie daher zusätzlich Menü → Sicherungen → Kalender lokal sichern für regelmäßige Backups.

   B — Optional: Google-Kalender für mehrere Geräte

   Wenn Sie Ihren Kalender auch auf Tablet, Zweithandy oder PC verwenden wollen, ist Google-Kalender eine einfache Lösung mit automatischer Synchronisierung.
   1. Öffnen Sie die Einstellungen-App Ihres Handys (Zahnrad-Symbol).
   2. Scrollen Sie zu Konten oder Passwörter & Konten.
   3. Tippen Sie auf Konto hinzufügen.
   4. Wählen Sie Google aus der Liste.
   5. Melden Sie sich mit Ihrer bestehenden Google-Adresse an — oder tippen Sie unten auf Konto erstellen.
   6. Nach der Anmeldung: Tippen Sie auf das neue Google-Konto und stellen Sie sicher, dass Kalender aktiviert ist.
   7. Öffnen Sie kurz die Google Kalender-App und prüfen Sie, ob Ihr Konto dort sichtbar ist.
   8. Kehren Sie zu TimeInvoicer zurück — die Kalender erscheinen nun in der Liste.

   C — Neues Google-Konto erstellen (falls noch keines vorhanden)

   1. Folgen Sie den Schritten B 1–4 oben, bis der Google-Anmeldebildschirm erscheint.
   2. Tippen Sie unten auf Konto erstellen → Für mich selbst.
   3. Geben Sie Vorname und Nachname ein, tippen Sie Weiter.
   4. Geben Sie Ihr Geburtsdatum und Geschlecht ein, tippen Sie Weiter.
   5. Wählen Sie eine Gmail-Adresse oder tippen Sie Ihre eigene Wunschadresse ein.
   6. Legen Sie ein sicheres Passwort fest (mind. 8 Zeichen, Groß-/Kleinbuchstaben, Zahl).
   7. Optionale Wiederherstellungs-E-Mail / Telefonnummer hinzufügen, dann Weiter.
   8. Nutzungsbedingungen akzeptieren → Ich stimme zu.
   9. Weiter mit Schritt B 6–8 oben.

   D — Neuen Kalender in Google Kalender anlegen

   Standardmäßig haben Sie nach dem Hinzufügen Ihres Google-Kontos bereits mindestens einen Kalender. Falls Sie einen eigenen anlegen möchten (z.B. „Praxis"), gehen Sie so vor:
   1. Öffnen Sie calendar.google.com im Browser.
   2. Melden Sie sich mit Ihrem Google-Konto an.
   3. Klicken Sie links auf Weitere Kalender → + Neuen Kalender erstellen.
   4. Geben Sie dem Kalender einen Namen (z.B. Praxis oder Klienten).
   5. Klicken Sie auf Kalender erstellen.
   6. Öffnen Sie auf Ihrem Handy die Google Kalender-App → Menü → Einstellungen → Ihr Konto → Synchronisieren.
   7. Kehren Sie zu TimeInvoicer zurück — der neue Kalender erscheint nun in der Liste.

   E — Erweiterte Android-Anleitung (Samsung / Pixel / Xiaomi)

   Tipp vorab: Öffnen Sie in den Android-Einstellungen die Suche und geben Sie Kalender ein. So finden Sie die passenden Menüs meist deutlich schneller.

   Variante A: Neuer Kalender über Ihr Google-Konto (am häufigsten)

   Damit ist der Kalender auf allen Geräten synchron (Handy, Tablet, Web).

   1. Einstellungen öffnen.
   2. Konten oder Passwörter & Konten antippen.
   3. Google auswählen.
   4. Prüfen, ob Ihr gewünschtes Google-Konto vorhanden ist.
   5. Wenn nicht: Konto hinzufügen → Google und anmelden.
   6. Auf das Konto tippen → Kontosynchronisierung.
   7. Kalender aktivieren.
   Jetzt ist Ihr Google-Kalender verbunden. Einen zusätzlichen Kalender legen Sie am einfachsten in der Google-Kalender-App oder im Web an.
   1. Google Kalender-App öffnen.
   2. Menü → Einstellungen → Ihr Google-Konto.
   3. Je nach Version: Kalender hinzufügen / Kalender verwalten.
   4. Wenn kein „Neuer Kalender"-Button sichtbar ist: im Browser calendar.google.com öffnen und unter Weitere Kalender → Neuen Kalender erstellen anlegen.
   5. Danach kurz warten oder Synchronisierung erneut anstoßen.
   In manchen Versionen der Google-Kalender-App kann man Kalender nur anzeigen/ausblenden, aber nicht neu erstellen. Dann ist der Web-Weg normal.

   Variante B: Lokaler Kalender nur am Handy (ohne Sync)

   1. Kalender-App öffnen (Google Kalender oder Samsung Kalender).
   2. Einstellungen der Kalender-App öffnen.
   3. Nach Kalender verwalten / Kalender hinzufügen / Konten suchen.
   4. Gerät / Telefon als Speicherort wählen (wenn angeboten).
   5. Neuen Kalender erstellen, Name und Farbe setzen, speichern.
   Vorteil: ohne Konto. Nachteil: bei Handywechsel/Reset ggf. verloren. Deshalb regelmäßig sichern.

   Variante C: Exchange / Outlook / iCloud

   1. Einstellungen → Konten → Konto hinzufügen.
   2. Exchange oder Microsoft Outlook wählen.
   3. E-Mail + Passwort eingeben.
   4. Synchronisierung aktivieren: Kalender einschalten.
   5. In der Kalender-App prüfen: Menü → Kalenderliste (sichtbar/aktiv).

   Wenn bei Sync nur „Contacts sync" erscheint

   Das ist ein typisches Android/Samsung-Thema. Gehen Sie die Punkte in dieser Reihenfolge durch:
   1. Google Kalender App installieren/aktivieren (Play Store), danach Gerät neu starten.
   2. Kalenderspeicher (Calendar Storage) prüfen: Einstellungen → Apps → System-Apps anzeigen → Kalenderspeicher muss aktiv sein.
   3. Richtigen Sync-Pfad öffnen: Samsung meist Einstellungen → Konten und Sicherung → Konten verwalten → Google → Konto synchronisieren.
   4. App-Berechtigungen prüfen: Einstellungen → Apps → Google Kalender → Berechtigungen → Kalender erlauben.
   5. In Google Kalender-App Sync anstoßen und anschließend unter Android-Konten erneut synchronisieren.
   6. Bei Samsung zusätzlich prüfen, ob nur Samsung-Kalender/lokale Kalender aktiv sind.
   Online-Hilfe: Google Kalender Hilfe · Android Konten & Sync
   Tipp: Für Therapeuten empfiehlt sich ein separater Kalender nur für Kliententermine (z.B. „Praxis"), einen Backup-Kalender und einen anonymisierten Backup-Kalender — alle drei lassen sich in TimeInvoicer mit wenigen Tipps einrichten.
3. Rechnungsverzeichnis auswählen
   Menü → Einstellungen → Rechnungsverzeichnis
   Wählen Sie den Ordner, in dem Rechnungen gespeichert werden (z.B. Dokumente/Rechnungen).
4. Standardkalender & weitere Kalender zuordnen
   Menü → Einstellungen → Kalender → Kalender & Farben
   Weisen Sie mindestens einem Kalender das Label Standardkalender zu.
   Optional: wählen Sie einen Backup-Kalender und/oder einen Anonymen Backup-Kalender.
5. Rechnungsvorlage wählen
   Rechnungen → Vorlage – Standard-Vorlage auswählen oder eigene erstellen.
6. Testrechnung erstellen
   PDF prüfen – so sehen Sie sofort, ob Layout und Signatur stimmen.

Termin-Format (wichtig!)

Kalender & Termine

Der Kalender ist die Schaltzentrale: Termine anzeigen, anlegen und direkt zur Rechnung wechseln.

Neuen Termin anlegen

1. Tippen Sie auf Neuer Termin oder das +-Symbol.
2. Titel (= Klientenname), Beschreibung (= Leistung + €-Satz), Datum, Uhrzeit und Dauer ausfüllen.
3. Kalender auswählen (beruflich / privat).
4. Speichern — Termin erscheint sofort im Google-Kalender.

Smart Terminvorschlag NEU

1. Klienten im Termin-Formular auswählen.
2. Button Terminvorschlag tippen.
3. Die App erkennt das Muster (z.B. Dienstag 10:00 Uhr, 5x).
4. Dialog zeigt: „Nächster Termin: Di, 25.02.2026, 10:00–11:00 Uhr"
5. Übernehmen → Datum und Uhrzeit werden automatisch eingetragen.

Termin bearbeiten / löschen

Weitere Funktionen

Wie eine Rechnung aus dem Kalender entsteht

Der Ablauf im Überblick

Schritt 1: Termin korrekt anlegen

Damit die App den Termin erkennen kann, muss er zwei Dinge enthalten:

Schritt 2: Rechnung öffnen

Es gibt zwei Wege zum Rechnungsformular:

Schritt 3: Zeitraum wählen

1. Klientin / Klienten auswählen (Dropdown oder Suche).
2. von und bis Datum einstellen (z.B. letzter Monat).
3. Die App sucht automatisch alle Termine im Kalender dieses Klienten in diesem Zeitraum.
4. Die gefundenen Termine erscheinen als Leistungstabelle.

Schritt 4: Leistungstabelle prüfen

Schritt 5: Diagnose & Zahlungsstatus

• Diagnose — optional, ICD-10 oder ICD-11 Code (aus gespeicherter Diagnose des Klienten)
• Zahlungsanweisung — bar / überwiesen / offen
• Rechnungsnummer — automatisch, änderbar

Schritt 6: Vorschau und PDF

Tippen Sie auf Vorschau → prüfen → PDF erstellen.
Die App speichert automatisch: Original-PDF + anonymisiertes PDF + HTML.
Alle Dateien landen im gewählten Rechnungsverzeichnis.

Klienten verwalten

Stammdaten zu Klientinnen und Klienten — werden automatisch in Rechnungen übernommen.

Neuen Klienten anlegen

1. Hauptmenü → Klienten → +
2. Vorname, Nachname, SVNR eingeben.
3. Optional: Diagnose, Titel.
4. Speichern.

Rechnung erstellen

Automatisch aus Kalender (empfohlen)

1. Menü → Rechnungen → Rechnung neu
2. Klienten auswählen.
3. Zeitraum wählen (von / bis).
4. App sucht alle Termine dieses Klienten im Zeitraum.
5. Leistungstabelle prüfen und ggf. anpassen.
6. Rechnungsnummer und Datum kontrollieren.
7. Vorschau antippen.

Manuell

1. Menü → Rechnungen → Rechnung neu
2. Klienten wählen.
3. Neue Leistung tippen und direkt eingeben.
4. Weiter wie oben (Vorschau, PDF).

Vorschau & PDF erzeugen

Die Vorschau zeigt, wie die Rechnung als PDF aussehen wird. Erst prüfen, dann PDF erstellen.

Pflicht-Check

PDF erzeugen

1. PDF erstellen tippen.
2. App speichert automatisch: normale PDF + anonymisierte PDF + HTML.
3. Dateien liegen im gewählten Rechnungsverzeichnis.

Schaltflächen

Rechnung per E-Mail senden

Rechnung direkt als PDF-Anhang an den Klienten schicken — ohne die App zu verlassen.

1. Erst PDF erstellen tippen.
2. Dann auf Teilen tippen.
3. Per E-Mail PDF senden wählen.
4. Die E-Mail-App öffnet sich mit:
   • Empfänger: E-Mail aus Kontakten
   • Betreff: Neue Rechnung
   • Text: Ihr Vorlagen-Text
   • Anhang: die PDF-Datei
5. Prüfen und Senden tippen.

Anonymisierte Rechnung

Wofür?

Wie?

Beim Tippen auf PDF erstellen erzeugt die App automatisch beide Versionen:

• Rechnung_[ReNr]_[Name].pdf — echte Daten
• Rechnung_[ReNr]_ANONYM.pdf — anonymisiert

SMS & E-Mail Kommunikation

Terminbestätigungen, Stornos und Erinnerungen mit vorbereiteten Texten versenden.

Platzhalter in Vorlagen

Vorlagen bearbeiten

1. Menü → Einstellungen → Nachrichten
2. Gewünschte Vorlage antippen.
3. Text mit Platzhaltern eingeben.
4. Speichern.

Einstellungen & Vorlagen

Rechnungsvorlagen — Platzhalter

Vorlage wechseln

1. Menü → Rechnungen → Vorlage
2. Vorlagen... antippen.
3. Vorlage aus der Liste auswählen.
4. Als Standardvorlage speichern

Backup & Wiederherstellen

Backup erstellen

1. Menü → Sicherungen → Backup
2. App sichert alle Klienten, Rechnungen und Einstellungen.
3. Datei wird im Rechnungsverzeichnis gespeichert.

Kalender-Backup

Kalender lokal sichern & wiederherstellen NEU

1. Lokales Kalender-Backup erstellen
   Menü → Sicherungen → Kalender lokal sichern → Datei speichern.
2. Lokales Kalender-Backup wiederherstellen
   Menü → Sicherungen → Kalender lokal wiederherstellen → Backup-Datei auswählen.
3. Nach dem Restore prüfen
   Öffnen Sie Kalenderansicht und kontrollieren Sie stichprobenartig Termine.

Wiederherstellen

1. Menü → Sicherungen → Wiederherstellen
2. Backup-Datei auswählen.
3. Bestätigen.

ICD-10 & ICD-11 Diagnosen

Diagnose auf der Rechnung hinzufügen

1. Rechnung öffnen → Bereich Diagnose.
2. ICD-Version wählen: ICD-10 oder ICD-11.
3. Button Diagnose suchen tippen.
4. Schlagwörter eingeben, z.B. angst depression — Leerzeichen = UND-Suche.
5. Diagnose aus der Liste auswählen.
6. Optionaler Freitext im Notizfeld.

ICD-Version vergleichen

Datenbank verwalten (ICD-10)

ICD Modus NEU — für Therapeuten & Psychologen

ICD Modus aktivieren

1. Menü → Einstellungen öffnen.
2. Unter Termin & Projekt den Schalter ICD Modus aktivieren.
3. Zur Rechnung zurückkehren — die Änderung wirkt sofort.

Was sich ändert

ICD-Code als Projekt auswählen

1. Im Rechnungsformular: Bereich Projekt aufrufen.
2. ICD-Version wählen (ICD-10 oder ICD-11).
3. Diagnose suchen tippen und Schlagwörter eingeben.
4. ICD-Code aus der Liste wählen (z.B. F41.1 Generalisierte Angststörung).
5. Code erscheint als Projekt auf der Rechnung.

Häufige Fragen & Lösungen

Rechnung

Terminvorschlag

SMS / E-Mail

Kalender

ICD-Suche

Allgemeine Tipps

• Cache leeren: Menü → Cache leeren bei Anzeigeproblemen.
• Backup vor Support: Erstellen Sie ein Backup bevor Sie Probleme melden.
• Anonymisiertes PDF für Support: Nie die echte Rechnung mit Klientendaten schicken.
• Logging: Einstellungen → Logging für detaillierte Protokolle.

KI-Assistent einrichten PRO

Was kostet es?

Das Gratis-Kontingent von Google beträgt 1.500 Anfragen pro Tag – für gelegentliche Vorlagenerstellung entstehen keine Kosten. Bei intensiver Nutzung kostet eine Anfrage ca. € 0,0002 (Gemini 1.5 Flash, Stand 2026).

Schritt 1: Google Cloud Projekt anlegen

1. Öffnen Sie console.cloud.google.com und melden Sie sich mit Ihrem Google-Konto an.
2. Klicken Sie oben links auf die Projektauswahl.
3. Wählen Sie „Neues Projekt".
4. Geben Sie einen Namen ein (z.B. timeinvoicer-ai) und klicken Sie „Erstellen".
5. Warten Sie ca. 10 Sekunden, bis das Projekt erstellt wurde.

Schritt 2: Gemini API-Schlüssel erstellen

1. Öffnen Sie aistudio.google.com.
2. Klicken Sie oben links auf „Get API Key".
3. Wählen Sie „Create API key".
4. Wählen Sie Ihr Projekt aus der Dropdown-Liste.
5. Kopieren Sie den angezeigten Schlüssel (beginnt mit AIza, ca. 39 Zeichen).

Schritt 3: Schlüssel in der App eintragen

Es gibt zwei Wege:

• Einrichtungs-Dialog: Beim ersten Klick auf „KI-Vorlage erstellen" öffnet sich automatisch ein Schritt-für-Schritt Assistent.
• Einstellungen: Menü → Einstellungen → KI-Assistent (Pro) → Gemini API-Schlüssel eintragen.

Troubleshooting

Schnell-Rechnung NEU

Erstellen Sie mit einem einzigen Fingertipp eine Rechnung direkt aus einem Kalender-Termin. Klient und Leistung werden automatisch aus dem Termin erkannt.

So erstellen Sie eine Schnell-Rechnung

1. Öffnen Sie die Kalenderansicht in TimeInvoicer.
2. Lange auf einen Termin drücken (Long-Press), bis das Kontextmenü erscheint.
3. Wählen Sie Schnell-Rechnung.
4. Die App erkennt automatisch den Klienten (aus dem Termin-Titel) und die Leistung (aus der Beschreibung).
5. Die Rechnung wird sofort erstellt und in der Vorschau angezeigt.

Sammelrechnung NEU

Fassen Sie alle Termine eines Klienten innerhalb eines Monats zu einer einzigen Rechnung zusammen. Ideal für Monatsabrechnungen mit Sozialversicherungsträgern (ÖGK, BVAEB, SVS).

So erstellen Sie eine Sammelrechnung

1. Öffnen Sie die Kontaktliste (Menü → Klienten).
2. Lange auf den gewünschten Kontakt drücken (Long-Press).
3. Wählen Sie Sammelrechnung (Monat) aus dem Kontextmenü.
4. Wählen Sie den gewünschten Monat aus.
5. Die App sammelt alle Termine dieses Klienten im gewählten Monat und erstellt eine Gesamtrechnung.

Mahnwesen NEU

Behalten Sie den Überblick über offene und überfällige Rechnungen. Das Mahnwesen zeigt automatisch die aktuelle Mahnstufe an und hilft Ihnen beim Versenden von Zahlungserinnerungen.

Mahnwesen aufrufen

1. Öffnen Sie Menü → Auswertungen & Finanzen → Mahnwesen.
2. Die Übersicht zeigt alle überfälligen Rechnungen mit ihrer aktuellen Mahnstufe.
3. Tippen Sie auf eine Mahnung, um den Mahntext anzuzeigen.

Mahnstufen

Home-Screen Widget NEU

Sehen Sie Ihren nächsten Termin direkt auf dem Homescreen und erstellen Sie Rechnungen mit einem Fingertipp — ohne die App erst öffnen zu müssen.

Widget hinzufügen

1. Lange auf eine freie Stelle Ihres Homescreens drücken.
2. Wählen Sie Widgets.
3. Suchen Sie TimeInvoicer in der Widget-Liste.
4. Ziehen Sie das Widget auf Ihren Homescreen.

Widget-Funktionen

WAH-XML Export (ELDA) NEU

Exportieren Sie Rechnungen im WAH-Format für den Upload auf ELDA — die elektronische Plattform der österreichischen Sozialversicherung.

WAH-XML exportieren

1. Öffnen Sie eine Rechnung und wechseln Sie zur Vorschau.
2. Tippen Sie auf Teilen.
3. Wählen Sie WAH-XML Export.
4. Die XML-Datei wird erzeugt und kann gespeichert oder direkt geteilt werden.
5. Laden Sie die Datei anschließend manuell auf ELDA hoch.

Bankdaten auf Rechnung NEU

Zeigen Sie Ihre Bankverbindung automatisch auf jeder Rechnung an — optional mit QR-Code für schnelle Überweisung durch Ihre Klienten.

Bankdaten einrichten

1. Öffnen Sie Menü → Einstellungen → Bankdaten & Rechnung.
2. Geben Sie Ihre IBAN ein.
3. Optional: Geben Sie BIC und Kontoinhaber ein.
4. Aktivieren Sie den Schalter QR-Code auf Rechnung, wenn Klienten per QR-Code überweisen sollen.
5. Speichern Sie die Einstellungen.

Smart Event Titles NEU

Wenn Sie Ihre Kalender-Termine mit bestimmten Kürzeln benennen, erkennt TimeInvoicer automatisch Leistung und Klient — ohne manuelles Ausfüllen.

So funktioniert es

Benennen Sie Ihren Kalender-Termin nach dem Schema:
[Kürzel] [Beschreibung] - [Klientenname]

Beispiel: KP10 Behandlung - Fr. Mayer

Unterstützte Kürzel

Diagnose-Vorschläge NEU

Bei der Leistungserfassung schlägt die App automatisch passende ICD-10-F Diagnosen vor — basierend auf der gewählten Leistung und häufigen klinischen Zuordnungen.

So funktionieren die Vorschläge

1. Erstellen Sie eine neue Rechnung oder bearbeiten Sie eine bestehende.
2. Wählen Sie eine Leistung aus (z.B. Behandlung, Diagnostik).
3. Die App zeigt automatisch passende Diagnose-Vorschläge an.
4. Tippen Sie auf einen Vorschlag, um ihn zu übernehmen — oder suchen Sie manuell weiter.

Beispiele für Zuordnungen

Statistiken NEU

Das Statistik-Dashboard gibt Ihnen einen schnellen Überblick über Umsatz, Leistungen und Sozialversicherungsträger-Verteilung.

Statistiken aufrufen

1. Öffnen Sie Menü → Auswertungen & Finanzen → Statistiken.
2. Wählen Sie den gewünschten Zeitraum (Monat oder Jahr).
3. Das Dashboard zeigt Ihnen die wichtigsten Kennzahlen.

Verfügbare Auswertungen