Honorarnote 2026: Was muss drauf, damit sie rechtssicher ist?

Du hast die Sitzung gerade beendet, und schon liegt die nächste Frage auf dem Tisch: „Bekomme ich auch eine Rechnung?“ — In Österreich nennen wir das eine Honorarnote, und sie ist mehr als nur ein Stueck Papier. Sie ist das, was die Kasse erstattet, was das Finanzamt sehen will, und was deine Klient:in als Beleg braucht. Hier kommt eine präzise Übersicht aller Pflichtangaben — Stand 2026, mit allen Neuerungen.

Honorarnote, Rechnung, Quittung — was ist der Unterschied?

In Österreich verwenden Freiberufler:innen den Begriff Honorarnote für die Rechnung über ihre eigene Dienstleistung. Rechtlich ist sie eine Rechnung im Sinne des UStG §11 — die Pflichtangaben sind dieselben. Für Psycholog:innen und Therapeut:innen, die unter die Umsatzsteuerbefreiung fallen, gelten zusätzlich Sondervorschriften.

Kleinunternehmer:in — was ist das Ü-Limit?

Die Kleinunternehmer-Grenze liegt 2026 in Österreich bei 55.000 EUR Jahresumsatz (netto). Wer darunter liegt, ist von der Umsatzsteuer befreit (UStG §6 Abs. 1 Z 27). Für dich heißt das:

• Keine Umsatzsteuer auf der Honorarnote — dafür MUSS der Hinweis „Umsatzsteuerbefreite Kleinunternehmerin gem. UStG §6 Abs. 1 Z 27“ drauf
• Keine Vorsteuer absetzbar — auch nicht aus betrieblichen Anschaffungen
• UID-Nummer optional — aber sinnvoll, wenn du regelmäßig mit Unternehmen abrechnest

Ausnahme: Für psychotherapeutische Heilbehandlung gilt zusätzlich die Heilbehandlungsbefreiung nach UStG §6 Abs. 1 Z 19 — auch über 55.000 EUR. Selbsterfahrung, Coaching und Supervision fallen nicht darunter und werden ab dem Limit umsatzsteuerpflichtig.

Die 9 Pflichtangaben im Detail

Eine Honorarnote ist nur dann rechtssicher, wenn alle folgenden Angaben enthalten sind:

• 1. Vollständiger Name und Anschrift der Leistenden (deine Praxis-Adresse)
• 2. Vollständiger Name und Anschrift der Empfängerin/des Empfängers
• 3. Datum der Honorarnote (Ausstellungsdatum)
• 4. Fortlaufende Rechnungsnummer — ohne Lücken (z.B. 2026-001, 2026-002 ...)
• 5. Leistungsdatum oder Leistungszeitraum (bei Sammelrechnungen z.B. „März 2026“)
• 6. Beschreibung der Leistung (z.B. „Psychotherapeutische Sitzung 50 Minuten“)
• 7. Menge und Einzelpreis bzw. Gesamtbetrag
• 8. Steuerliche Behandlung — entweder USt-Satz mit Betrag oder Befreiungshinweis
• 9. Zahlungsmodalitäten (Bankverbindung, Zahlungsfrist, Zahlungsart)

Zusätzlich für Kassenabrechnungen ab Juli 2026

• 10. ICD-10-Code der zu Grunde liegenden Störung
• 11. Sozialversicherungsnummer (10-stellig) der Klient:in
• 12. Datum des Behandlungsbeginns bei Folgehonorarnoten

Empfehlenswert (nicht Pflicht, aber praxiserprobt)

• UID-Nummer bei B2B-Rechnungen über 400 EUR brutto
• Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung bei Kleinunternehmer:innen
• Verwendungszweck für Überweisung (z.B. Rechnungsnummer)
• Rückerstattungshinweis bei Wahltherapie (z.B. „28 EUR Tarif ÖGK Wahlpsychotherapie“)

Beispiel-Honorarnote mit allen Feldern

Die 5 häufigsten Fehler

1. Lücken in der Rechnungsnummer. Wenn Nr. 12 fehlt zwischen 11 und 13, fragt das Finanzamt nach. Lücken sind verboten — nicht mal zurückgenommene Honorarnoten.
2. Fehlender Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung. Wer Kleinunternehmer:in ist, MUSS den Befreiungshinweis aufschreiben. Sonst ist die Honorarnote angreifbar.
3. Falsches Leistungsdatum. Der Tag der Honorarnote-Ausstellung ist nicht das Leistungsdatum. Beide müssen aufscheinen, sonst wird die Rechnung nicht anerkannt.
4. Adresse als Initialen. „M.M., 1020 Wien“ reicht nicht. Der vollständige Name muss stehen — sonst kann die Klient:in die Honorarnote nicht steuerlich verwenden.
5. ICD-10 fehlt bei Kassenabrechnung. Ab Juli 2026 wird die Honorarnote ohne Code zurückgewiesen — auch wenn alle anderen Felder korrekt sind.

Vorlage für deine Praxis

Du kannst diese Pflichtangaben in jeder Textverarbeitung umsetzen. Aber jede Honorarnote von Hand zu schreiben kostet 5–10 Minuten — und bei 80 Sitzungen pro Monat sind das schnell 10 Stunden Verwaltung. Genau dafür gibt es TimeInvoicer.

Alle 12 Pflichtangaben sind von Anfang an in der Vorlage. Nichts vergisst du. Nichts musst du nachpflegen. Der gesamte Vorgang dauert weniger als eine Minute — weil TimeInvoicer aus deinem Kalender, deinen Kontakten und deinen letzten Rechnungen schon weiß, was du brauchst.

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