Die letzte Klient:in war um 18 Uhr fertig. Statt Feierabend sitzt du jetzt vor 12 einzelnen Honorarnoten für eine einzige Person — wöchentliche Sitzungen über drei Monate. Stempel, Unterschrift, Briefumschlag, kuvertieren, frankieren, ablegen, in der Buchhaltung verlinken. Zwölf Mal. Für eine Klient:in. Sammelrechnung heisst die Lösung — und sie ist völlig legal, wenn du sie richtig schreibst.
Kurz erklärt: Eine Sammelrechnung fasst mehrere Sitzungen einer Klient:in über einen Zeitraum (z.B. einen Monat oder ein Quartal) auf einer Honorarnote zusammen. Rechtlich ist sie eine ganz normale Rechnung im Sinne des UStG — nur mit mehreren Leistungszeilen statt einer.
Wann ist eine Sammelrechnung erlaubt?
Sammelrechnungen sind in Österreich grundsätzlich erlaubt, wenn drei Bedingungen erfüllt sind:
- Eine einzige Empfänger:in — du kannst nicht zwei verschiedene Klient:innen auf eine Rechnung schreiben
- Klar abgrenzbarer Zeitraum — z.B. Monat, Quartal, Therapiephase
- Jede Leistung einzeln aufgeführt — Datum, Beschreibung, Einzelpreis pro Sitzung
Was nicht geht: Eine Sammelposition wie „12 Sitzungen Psychotherapie März–Mai 2026“ ohne Auflistung der einzelnen Termine. Das Finanzamt kann die Leistungserbringung dann nicht zuordnen, und die Klient:in kann die Rechnung nicht zur Rückerstattung einreichen.
Wann lohnt sich eine Sammelrechnung?
Nicht in jedem Fall ist Sammeln sinnvoll. Hier eine ehrliche Gegenüberstellung:
Sammeln sinnvoll
- Regelmäßige wöchentliche Klient:innen über längere Zeit
- Selbstzahlende Klient:innen ohne Kassenrückerstattung
- Klient:in möchte monatlich/quartalsweise abrechnen
- Kassenabrechnung an ÖGK/BVAEB/SVS — viele Kassen bevorzugen sogar Sammelrechnungen pro Monat
- Wenn du Sitzungen erst am Monatsende einsammeln willst
Lieber einzeln abrechnen
- Klient:in zahlt sofort nach jeder Sitzung bar
- Kurzfristige Krise/Akutbehandlung mit nur 1–3 Sitzungen
- Diagnostische Abklärung mit unklarem Therapieverlauf
- Klient:in benötigt jede Rechnung sofort für Kasse oder Arbeitgeber
- Wenn das Honorar pro Sitzung schwankt (z.B. Selbsterfahrung vs. Therapie)
Was muss auf einer Sammelrechnung stehen?
Alle 9 Pflichtangaben aus UStG §11 wie bei jeder Honorarnote — plus zwei Besonderheiten:
- Leistungszeitraum statt Leistungsdatum (z.B. „01.03.2026–31.03.2026“)
- Auflistung jeder einzelnen Sitzung mit Datum, Beschreibung, Einzelpreis
Für Kassenabrechnungen ab Juli 2026 zusätzlich:
- ICD-10-Code der zu Grunde liegenden Störung
- SV-Nummer der Klient:in
- Datum des Behandlungsbeginns (gilt für die gesamte Therapie, nicht pro Sitzung)
Beispiel: Sammelrechnung über einen Monat
Honorarnote 2026-042 — Sammelrechnung März 2026
Leistungszeitraum: 01.03.2026 – 31.03.2026
| Datum | Leistung | ICD-10 | Einzelpreis |
|---|---|---|---|
| 05.03.2026 | Psychotherapeutische Sitzung 50 Min | F33.1 | 110,00 |
| 12.03.2026 | Psychotherapeutische Sitzung 50 Min | F33.1 | 110,00 |
| 19.03.2026 | Psychotherapeutische Sitzung 50 Min | F33.1 | 110,00 |
| 26.03.2026 | Psychotherapeutische Sitzung 50 Min | F33.1 | 110,00 |
| Gesamt 4 Sitzungen | 440,00 EUR | ||
Umsatzsteuerbefreite Heilbehandlung gem. UStG §6 Abs. 1 Z 19. SV-Nr.: 1234 010180. Behandlungsbeginn: 15.01.2026. Fällig: 14 Tage netto.
Sammelrechnung an die Krankenkasse
Für Wahltherapie-Rückerstattungen bei ÖGK, BVAEB oder SVS ist die Sammelrechnung sogar zu bevorzugen — viele Krankenkassen bearbeiten monatliche Sammelrechnungen schneller als 4×Einzel pro Monat.
Was die Klient:in einreicht:
- Original-Sammelrechnung mit allen Sitzungen einzeln aufgelistet
- Zahlungsbeleg (Banküberweisung oder Bargeldquittung)
- Verordnungsformular „Antrag auf Bewilligung von Psychotherapie“ (bei Erstantrag)
Die Krankenkasse erstattet pro Sitzung den jeweiligen Tarif (z.B. ÖGK 33,70 EUR für psychotherapeutische Behandlung 2026) — wird die Rechnung pro Sitzung gesplittet, dauert die Bearbeitung erfahrungsgemäß doppelt so lang.
Die 3 häufigsten Fehler bei Sammelrechnungen
- Sammelposition statt Einzelliste: „12 Sitzungen à 110 EUR“ reicht nicht. Jeder Sitzungstag muss einzeln stehen.
- Verschiedene Klient:innen auf einer Rechnung: Geht gar nicht. Eine Rechnung = eine Empfänger:in. Bei Paartherapie: Wer ist der/die Vertragspartner:in? Auf den/die wird die Rechnung ausgestellt.
- Falscher Leistungszeitraum: Wenn die letzte Sitzung am 30. April war, darf der Zeitraum nicht „April 2026“ sondern muss „01.04.2026–30.04.2026“ lauten. Klingt formal, ist es auch.
Sammelrechnung in TimeInvoicer — in 30 Sekunden
So sieht der Workflow aus:
- Klient:in im Kontakt-Tab antippen
- „Sammelrechnung“ wählen statt „Einzelrechnung“
- Zeitraum festlegen (z.B. März 2026)
- TimeInvoicer holt automatisch alle Termine aus dem Kalender, listet sie einzeln auf, errechnet die Summe und packt den ICD-10-Code von der Klient:in dazu
- Prüfen, exportieren als PDF, fertig
Du tippst nichts ab, weil alle Termine bereits in deinem Kalender stehen. Du nummerierst nichts manuell, weil TimeInvoicer die nächste Rechnungsnummer kennt. Du musst auch keine ICD-10-Codes raussuchen, weil sie pro Klient:in gespeichert sind.
Das Ergebnis: Eine Sammelrechnung in 30 Sekunden statt 12 Einzelrechnungen in 30 Minuten. Bei 80 Klient:innen pro Monat sind das 6 Stunden Verwaltung gespart — jeden Monat.
Eine Klient:in, eine Rechnung, 30 Sekunden.
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